一、善于概括情况
审计报告是对审计工作完成的总结。审计人员按照交办或委办单位的要求,针对审计单位的情况,运用相应的审计方法,有系统、有步骤地进行一系列的审计工作。当任务完成或告一段落时,必须要进行总结。在总结过程中,面对纷繁复杂的情况和各种各样的问题,撰写者绝不能也不可能将其全部都写进报告中。提其纲、撮其要,以点带面,突出重点,进行合理的科学的概括。概括方法有两种:一是横向概括。横向概括就是对审计单位存在的问题或正确执行经济政策的性质、做法和影响的主导面进行剖析。如:“林之所以开始贪污,是他看到财务科从业人员不复核记账凭证,特别是出纳员是个新手,业务不熟,只知道根据林的记账凭证讨款,这就授林贪污之机。财务科对备用金也从不检查,故林长期挪用×××元亦无人知道。”(王文彬、黄履申《审计学》第406页)。这段文字剖析了该单位财务制度不健全,管理混乱,财务人员素质低下给林之贪污以可乘之机的问题。二是纵向概括。纵向概括是对被审计单位存在的问题,以时间为单位进行剖析的方法。这种方法适用于专项审计报告,以年度或月份为单位,对存在的问题进行分析,指出问题的症结所在。概括情况,必须对全部情况了然于心,不然就会出现一叶障日,不见泰山的毛病,也必然概括不出典型意义的问题。
二、准确地提出问题
审计报告常从做法上、效益上提问题。问题提得是否准确,决定一篇审计报告的成败优劣。
经济活动是一个十分复杂的活动,各单位因性质不同,其做法各异。事业单位与企业单位在经济活动中各有其特点,国有企业单位与涉外企业单位其特点有别。因而审计人员在审计时所使用的方法不尽相同,反映到审计报告中的问题亦不一样。但不论何种情况,审计报告的写作,提出问题要求准确这一点是相同的。如有的单位,不依法缴纳税金这一问题,审计人员应从做法进行分析,找出偷漏税的原因,作出合理的结论或提出处理意见,以利于交办或委办单位了解审计单位的'情况,也利于被审计单位认识问题、改进工作。除从做法上提问题外,还可以从效益上提问题。这种方法常用于企业单位。在正常情况下,上个企业效益的好坏或大起大落,其中必然存在经济上的漏洞,经济管理不完善的问题,或者是否正确执行党的经济政策等因素。审计结束后,在撰写审计报告时,即可根据审计结果,从效益的角度提出问题。如:
《关于××丝织厂19××年财务收支及经济效益的审计报告书》一文,第一部分介绍了基本情况后,第二部分就“经济效益呈下降趋势”的问题进行分析:
该厂被查年度实现的利润额比上午减少了10%,经济效益呈下降趋势。主要原因是:
1.物料消耗增多,原材料和半成品损失浪费现象比较严重。与同行业平均水平相比,每公担丝耗毛茧12公斤。
2.劳动生产率下降,劳动管理不善。人员已超编,但还雇用临时二。全员劳动生产率下降5%。
3.产品结构单一,多年一贯制,而且质量粗糙,因而销路不好。
(洪文明《财经应用写作教程》)
这一段文字简洁明快,问题提得十分准确,且有根据。这份审计报告抓住了该厂经济效益下降这一问题,进行分析,找出了下降的原因。审计报告中提问题时,一定要注意有的放矢,而且还要注意适度,不能言过其实,否则适得其反。另外还要注意进行合理的分析,通过分析,帮助被审计单位提高认识,以便扭转局面。
三、得体地使用语言
审计报告的写作也是一种创作,写好一篇审计报告,语言十分重要,不下一番功夫难以把语言写得得体。审计报告的语言独具特色,在写作过程中,经常运用模糊语言。如在审计报告中批评建议的地方,常运用“绝大部分”、“大部分”、“一部分”、“一小部分”,或“多数”、“少数”、“少数”。在反映问题的程度时常用“性质恶劣”、“情节严重”、“十分严重”、“一般”、“轻微”、“较轻”、“很轻”等。还有在判断性质时也常用“符合”、“基本符合”、“比较符合”、“不符合”、“违反”等。这些语言,它们所反映的客体大多有一个明晰的界线,用得好,能起到精确语言难以表达的效果,但一定要得体,否则就会适得其反。如在论述问题时,用“据称”、“据悉”、“据说”一类的模糊语言,就会被认为论述无根据,是一种不负责任的表现。因此,我们要求审计报告的语言措辞要严密,判断要得体,切忌轻率浮华、信口开河。
四、严密的论证
论证是分析问题和解决问题的方法,常用于审计的结论部分。如:“该厂在当前丝织品国际市场需求结构发生变化,产品销路欠佳的情况下,仍然全面完成了生产财务计划,其成绩是肯定的①。但该厂在生产和财务管理方面还存在不足之处。特别是违反财经纪律,截留国家收人,错误性质是严重的②。经济效益下降也应引起高度重视。该厂潜力还很大,只要切实改善管理,局面将会很快改变③。”(洪文明《财经应用写作教程》)。这篇结语的论证从三方面论述了该厂取得的成绩、存在的错误和对该厂提出的希望。结语①,是用演绎推理论证其成绩的。
演绎推理是由一般到特殊的间接的思维运动的推理。这种思维运动,在一般的审计报告的结语部分经常使用。如从国际市场的变化到国际销路欠佳,而至该厂仍全面完成计划,推出特殊的结论,“其成绩是肯定的”。这样论证,简明扼要,使人易于接受。但在运用这种论证时,要注意推理间的联系必须是正确的,否则很难论到实处。结语②,指出了该厂的错误,也是运用的演
绎推理,“该厂生产和财务管理方面还存在不足之处”,这是一般性论证,又是在前面“物料消耗增高”,“劳动生产率下降”,“产品结构单一”的基础上提出来的,当然也构成了一个演绎推理论证。“特别是违反财经纪律,截留国家收人。”这一判断是前面“该厂生产和财务管理方面还存在不足之处”的深入,是一般到特殊的推进,这个判断的内容也包括在前面的“不足之处”中。“错误性质是严重的”是论证的结论,也是演绎推理的结果。这个结论令人信服。结语③,是个正反论证,“经济效益下降也应引起高度重视”,是从负面进行论证。经济效益是企业的生命,该厂的经济效益呈下降趋势,有其主客观原因:第一是由于国际市场的变化,导致销路欠佳;第二是由于生产和管理不善。其中主观原因应引起高度重视。“该厂潜力还很大,只要切实改善管理,局面将会很快改变。”这是正面论证,指出了该厂应从主观上下功夫,加强管理,才能很快扭转经济效益呈下降趋势的局面。论证是讲道理,道理要讲得透彻,令人信服,就必须运用逻辑的力量。
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