审定公关活动方案的方法

审定公关活动方案的方法

　　一个完整的公关活动方案必须包括公关活动经费的预算和效果的预测。这两项内容既是公关策划的题中应有之意，也是论证、审定活动方案的重要依据。

　　一、预算公关活动经费

　　公关活动经费指实施公关专题活动所需的费用。任何一项公关活动都要花费一定的人力、物力和财力，预算公关活动经费对于公关活动的顺利开展是十分重要的。

　　（一）预算公关活动经费的重要性

　　1．保证活动方案的可行性和现实性

　　预算公关活动经费，可以预先清楚地知道公关活动需要投入多少经费作为保障，做到心中有数，使公关活动方案具有可行性和现实性。

　　2．统筹安排活动项目

　　预算公关活动经费，可以根据人力、物力和财力的可能，统筹安排公关活动方案中的每一个活动项目，避免因陷入“财政陷阱”而使方案无法实施。

　　3．严格控制经费使用

　　预算公关活动经费，可以给公关活动费用的分配提供一个坐标系，严格控制经费的使用，把钱花在刀刃上。

　　4．便于活动效果评估

　　公关活动方案实施完毕后，可以根据公关活动的效益同成本预算之比来检测评估公关活动的花费是否值得，并且可以考核预算内各个项目之间的分配比例是否合理，为以后的公关策划提供参考依据。

　　（二）预算公关活动经费的方法

　　公关专题活动经费预算一般采用“目标作业法”，即根据公关目标和任务的难易程度来确定公关活动经费。公关专题活动的经费开支构成大体如下：

　　1．行政开支

　　包括劳动力成本、管理费用和设施材料费。

　　2．项目支出

　　即每一个具体项目所需的费用，如场地费、广告费、赞助费、咨询费、调研费等。

　　3．机动经费

　　在预算总额已定的情况下，应当计提一定比率（比如5%—10%）的机动经费，以备计划不周或出现偶然事件而造成经费紧张。

　　要科学、合理地预算公关活动经费，必须具备收集活动物品市场信息、劳动力市场信息、活动项目经费信息等方面的能力。

　　二、预测公关活动效果

　　预测公关活动效果，即对公关活动方案实施的预期结果进行综合效益评估。

　　管理层对公关工作的最大忧虑就是，很难确定他们花在公关上的钱是否物有所值，因为公关活动的效果是难以测量的。但是，不管怎样，我们还是很有必要找出一种可以有效评估公关绩效的方法。所以，我们通常会在公关策划方案中提到评估方法，并坚持我们可以根据评估方法来评估公关效果。这时，我们的主要任务就是为下面的问题提供答案：

　　——本方案中各活动项目是否能够顺利开展？

　　——活动开展后，能否使目标公众和其他公众在接受组织信息的基础上，记忆和认同这些信息，形成有利于组织的看法、态度或行动？

　　——活动开展后，对组织的工作会有什么促进，会使组织的公关状态在哪些方面有改善？

　　——本次公关活动在社会上会产生什么影响？

　　——大众传媒和社会各界对本次公关活动会有什么样的评价和看法？

　　三、审定公关活动方案

　　公共关系人员在进行公关策划时，通过分析组织内外的具体条件，可能提出了若干活动方案。在审定活动方案时，要对这些活动方案进行比较、择优，最后确定能够达到目标要求的最适当、最有效的活动方案。审定公关活动方案一般要经过三个步骤：

　　（一）方案优化

　　方案优化是提高方案合理值的过程，目的在于寻求尽善尽美的方案。优化方案一般可从增强方案的目的性、增加方案的.可行性和降低消耗三个方面去考虑，其方法有四：

　　1．重点法

　　当我们对同一方案进行优化时，可先分析目的性、可行性和耗费三个方面，哪一方面增加或减少对该方案的合理值影响最大，就把它定为重点，着力去突破这一薄弱环节，以使方案整体优化。

　　2．轮变法

　　在影响整体的要素中，将一个要素作为变数，其它作为定数，对作为变数的要素作数量的增减，以期在其它要素不变的情况下提高合理值，直至不能增加。然后，换一个要素作变数，又将原来那个要素与其它要素一起作定数，以此类推，直至最后合理值不能再提高为止。

　　3．反向增益法

　　在影响整体的要素中，以一个要素的较小变动去求得其它要素的较大变动，达到“舍寸进尺”的效果。

　　4．优点综合法

　　将各个方案中可以移植的优点综合到被选方案中，使被选方案优上加优，达到最优化。

　　（二）方案论证

　　方案论证是公关活动方案制订好后所进行的可行性论证。一般由有关领导、专家和实际工作者对方案的可行性提出问题，由策划人员答辩论证。方案论证的主要内容有：

　　1．公关目标论证

　　分析公关目标是否明确、能否实现以及对实现组织目标的意义。

　　2．限制性因素分析

　　分析公关活动方案在哪些条件下可以实施，在哪些条件下不可能实施。

　　3．潜在问题分析

　　预测公关活动方案实施时可能发生的潜在问题和障碍，分析防止和补救的可能性。

　　4．公关活动效果预测

　　对公关活动方案实施的预期效果进行综合效益评价，判断该方案是否付诸实施。

　　（三）书面报告与方案的审定

　　公关活动方案经过论证后，必须以书面报告——策划书的形式报公关主体领导审核和批准。策划方案一经审定通过，便可组织实施了。