案例分析批复的写法

　　关于同意调整相关学院二级教代会执委会主任、副主任的批复

　　相关学院：

　　因学校干部调整，根据工作需要，经研究，同意相关学院党政联席会议、二级教代会执委会、分工会委员会会议的意见;同意相关学院关于调整二级教代会执委会主任、副主任的报告。现将调整情况批复如下：

　　×××担任政治学院教代会执委会主任;×××担任政治学院教代会执委会副主任。

　　×××担任法学院教代会执委会副主任。

　　×××担任美术学院教代会执委会主任。

　　××担任历史与社会学院教代会执委会主任;××担任历史与社会学院教代会执委会副主任。

　　×××担任教育科学学院教代会执委会副主任。

　　……

　　×××担任图书馆教代会执委会主任。

　　同意相关学院教代会执委会其他成员的调整。

　　特此批复。

　　××大学教职工代表大会执行委员会

　　xxx年3月25日

　　这份批复存在的问题有：

　　一、事由概括有误

　　根据2012年《党政机关公文处理工作条例》的规定，公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。公文标题中的事由是对公文内容的高度概括，有时由于公文内容表达的需要或者是出于公文撰写者的写作习惯，公文标题中事由部分的语法结构可能不止一层。当事由部分有多层语法结构时，公文撰写者若省略或漏掉一些词语，事由的概括就会产生歧义或出现错误。

　　该批复标题中，“同意调整相关学院二级教代会执委会主任、副主任”是事由，是一个具有双层语法结构的短语。第一层， “调整相关学院二级教代会执委会主任、副主任”是动词“同意”的宾语，二者构成动宾结构的短语，这是没有问题的。第二层， “调整相关学院二级教代会执委会主任、副主任”作为“同意”的宾语，也是一个动宾结构的短语。其中，动词“调整”支配的对象是“相关学院二级教代会执委会主任、副主任”，这里存在歧义。日常工作中， “二级教代会执委会主任、副主任”，既可以指相应的职务，也可以指相应的负责人。按照正常的词语搭配，动词“调整”的对象既可以是人的职务，也可以是职务的人选。当批复的内容为同意相关人员的职务调整时，标题通常是“关于同意×××、×××(人名)等同志职务调整的批复”;当批复的内容为同意调整职务的人选时，标题通常是“关于同意调整××××××(机关职务名称)人选的批复”。据此，该批复标题中事由的概括有误，漏掉了“人选”一词，应修改为“关于同意调整相关学院二级教代会执委会主任、副主任人选的批复”。

　　然而，以“关于同意调整相关学院二级教代会执委会主任、副主任人选的批复”为标题仍不准确。其一，事由中的“相关学院”指的是彼此关联或彼此牵涉的学院，强调学院间的相互联系，与批复内容无关。其二，批复事项中还有“×××担任图书馆教代会执委会主任”一项，这里的“图书馆”不在“相关学院”范畴。综合这两点，事由中“相关学院”应改为“部分学院及图书馆”，批复的标题应改为“关于同意调整部分学院及图书馆二级教代会执委会主任、副主任人选的批复”。

　　二、主送机关不当

　　一般情况下，机关的公文工作应遵循“一请示一批复”的原则。但是，实际工作中也存在多请示一批复这种情况，即不同下级机关就同一事项分别向上级机关请示，上级机关统一研究、统一批复。在这种批复的主送机关不止一个的情况下，公文撰写者应慎重标注主送机关，否则，就可能出现主送机关不当的问题。

　　该批复中，主送机关是“相关学院”，这种写法不够恰当。其一，从词义上看， “相关”作定语时表示“彼此关联”或“互相牵涉”，“有关”作定语时表示“有关系的”或“涉及的”。公文中宜使用“有关部门”“有关学院”“有关人员”等表达方式，表明公文涉及的对象。其二，从行文关系看，教职工代表大会执行委员会就调整二级分会领导职务的`事项予以批复，其主送机关应该是“各有关学院教代会执委会”，规范化简称是“各有关学院分会”，而不是“相关学院”。其三，从批复内容看，该批复不仅同意调整有关学院分会领导职务的人选，还同意调整图书馆分会领导职务的人选，以“相关学院”作为主送机关不能涵盖“图书馆”。综合这三点，该批复的主送机关应改为“各有关学院分会、图书馆分会”。

　　三、正文写法不规范

　　按照“缘由+事项”的公文结构形式，批复的缘由较为固定，通常用引叙来文的方式表述，如“你省《关于××××××的请示》(发文字号)收悉”。在统一批复的情况下，正文应该先引叙来文，开门见山地说明请示收悉情况。在这份批复正文的第一段，“因学校干部调整，根据工作需要”是批复缘由部分，交代的是行文背景、原因。批复缘由部分没有引叙来文，未说明请示收悉情况，显得不够规范。参照规范写法，批复缘由应写成“你们关于调整二级教代会执委会主任、副主任人选的请示收悉”。

　　对于批准事项的批复来说，引叙来文后应写明批复的依据，表明批复的态度。通常的写法是“经研究，同意/不同意……”相应地，这份批复写的是“经研究，同意相关学院党政联席会议、二级教代会执委会、分工会委员会会议的意见;同意相关学院关于调整二级教代会执委会主任、副主任的报告”。实际上，“经研究，同意相关学院党政联席会议、二级教代会执委会、分工会委员会会议的意见”应是批复的依据，不应包含在批复态度中。此外，该批复用于回复的是“关于调整二级教代会执委会主任、副主任的报告”，请示事项错用“报告”向上行文，文种使用错误，这是机关公文工作不规范的表现。因此，这部分内容规范的写法应是“经党政联席会议、二级教代会执委会、分工会委员会会议研究决定，同意有关学院及图书馆分会关于调整二级教代会执委会主任、副主任人选的请示”。

　　最后，在正文末尾，批复的最后一条事项是“同意相关学院教代会执委会其他成员的调整。”其中，“相关”一词参照之前论述，同样应改为“有关”才更为规范。据此，批复的最后一条事项应是“同意有关学院教代会执委会其他成员的调整”。