公函应该要怎么写

马振华老师

  一、函的概念

  函是不相隶属的机关、单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。它是应用写作实践中的一种常用文体。

  二、函特点

  (一)单一性

  函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函最好只写一件事项。

  (二)沟通性

  函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他类型的公文所不具备的特点。

  (三)灵活性

  函的灵活性表现在两个方面:一是行文关系灵活,函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他公文类型相对严格的特殊行文关系的限制;二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他的函在格式上没有严格具体的要求。

  三、函的分类

  从不同角度来说,函可以分为以下几类:

  (一)按性质分,可以分为公函和便函两种。

  公函:正式的或官方的书信。

  便函:形式比较简便的、非正式公文的信件。

  (二)按发文目的分,可以分为发函和复函两种。

  发函:发出信件或公文。

  复函:回复信件或公文。

  (三)从内容和用途上,还可以分为商洽事宜函、通知事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、报送材料函等。

  商洽事宜函,不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题的公文。

  通知事宜函,印发上级或本级机关有关公文,批转下级机关公文,传达上级机关指示,任免和聘用干部,发布法规和规章,以及要求下级机关办理、执行或周知事项的公文。

  邀请函,是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性公文。

  请示答复事宜函,向上级机关请示有关问题的公文。

  转办函,是转发同级或不相隶属机关公文。

  催办函,是催促同级或下级机关办理某事项的公文。

  报送材料函,是向上级机关递送相关材料的公文。

  四、函的写作格式

  由于函的类别较多,从制作格式到内容表述都有较大的灵活性,这里主要介绍规范性公函的结构、内容和写法,公函一般由首部、正文、尾部、结语和落款组成。

  (一)首部

  主要包括标题、主送机关两个项目内容。

  1.标题,公函的标题一般有两种形式:一种是由发文机关名称、事由和文种构成;另一种是由事由和文种构成。

  2.主送机关,即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。

  (二)正文

  其结构一般由开头、主体部分组成。

  1.开头,主要说明发函的缘由。一般要求简单概括发函的目的'、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。复函交代缘由的部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,再交代根据,以说明发文的缘由。

  2.主体,这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。

  (三)结尾

  函的结尾一般是礼貌性地向对方提出请求。

  (四)结语

  通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语,如“特此函询(商)”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等,有的函也可以不写结语,如果是便函的话,可以像普通信件一样,使用“此致敬礼”。

  (五)落款

  应该包括署名和成文时间两项内容,署名机关单位名称,写明成文时间,并且加盖公章。

  五、函的注意事项

  (一)函的写作,要注意行文简洁明确,用语得体。对于复函,行文的针对性和答复的明确性则是最应该注意的问题。

  (二)函也有时效性的问题,特别是复函就应该迅速、及时,这样才能保证日常行政工作的进行。

  (三)在函的写作过程中要注意以下几个问题:

  1.如果是正式的公函,则要严格按照公文的格式来写。

  2.函的内容必须专一、集中。一般情况下,一个函件最好能够讲清一个问题或一件事情,不能贪多。

  3.函的内容必须真实、准确。

  4.函的写法最主要的就是陈述,只要把商洽的工作、询问和答复的问题向有关主管部门写清楚就可以了。

  5.发函的人或者是因为工作问题,或者是因为其他的问题,都是有求于对方的,因此,要求函的语言要朴实,语气应该谦虚,态度应该委婉。

  6.函的结尾,一般情况下用“即请函复”“特此函达”“此复”等惯用语,有时也不用。

  六、函的发布机关或单位

  函一般是平级的单位或机关之间发布,也可以是上级机关的下行公文。