英文商务信函写作要求

英文商务信函写作要求

　　Chapter 1 Unit 2

　　How can I begin to write well for business?

　　如何写好商务写作？

　　1. 了解你的读者

　　要写出好的功能性文件（functional document），你必须先知道：

　　1) 谁会阅读这些文件？

　　2) 他们为什么要阅读这些文件？

　　动笔之前，先想想：

　　你的读者是哪些人？

　　他们是什么职位？

　　对你要提到的主题有多少了解？

　　针对这份文件，他们会想做些什么？

　　在本章〈Unit 8〉还会再详细说明如何分析你的读者。

　　2. 预想读者会提出什么问题

　　想一想：你的读者在阅读这份文件时，会提出什么问题？好的功能性文件，会预想读者有哪些问题，并给予答案。记住这一点：这些问题通常都会跟读者就此文件要做的事直接相关，所以要考虑到所有他们可能会提出的`问题。相关的问题可能有：

　　为什么我在读这份文件？

　　在开会时、研讨会上或是活动举办过程当中，发生了什么事？

　　3. 回答读者的问题

　　想象读者的各种问题并回答问题。这是组织功能性文件内容很好的方式：想好读者可能会提出哪些问题后，在文件中一开始就清楚回答这些问题，而且重要的问题要一开始就提出回答。〈Unit 8〉还会再详细说明如何预期和回答读者的问题。

　　4. 能让读者很快在文件中找到信息

　　忙碌的商务读者没有时间仔细阅读文件内容，所以务必把重要的信息以醒目的格式突显出来，方便读者找到信息。方式如下：

　　1) 把彼此相关的信息组织成清楚的段落，并在前面设定醒目的粗体标题。

　　2) 以编号或字号显示文件内容的层次，也就是显示不同的段落彼此存在何种上下关系，哪些信息又是最重要的。

　　3) 如果列表中的内容是有前后关系的，那就用数字编号（numbered list）。

　　4) 在段落中，以项目符号（bulleted list）列表标出重要的信息。

　　5. 内容要清楚直接

　　句子要简单明了，让读者一看就懂。不要用太过正式的语言，想象你正直接跟读者说话，用这样简单的语言就可以了。通常我们都用主动句，少用被动句，例如：

　　√ We received your order. 我们收到了您的订单。

　　X Your order was received.

　　√ We decided . . . 我们决定……

　　X The decision was made . . .

　　DISCUSS & EXERCRISE 1

　　1. What is a functional document?

　　2. How do people read functional documents?

　　3. Why is it important to make key information stand out visually?

　　4. How can you show readers the structure of your document?

　　5. When should you use a numbered list rather than a bulleted list?

　　商务写作的读者会利用它去完成某件事。商务写作通常用来作决定，比如说雇用新员工、改变某个企划小组的成员、与另外一家公司解除合作关系或是购买产品或服务。商务写作的读者可能会用它在演讲或会议中与他人交换信息。