(1)准确。商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系,因而要完整、精确的表达意思,用于乃至标点符号都要做到准确无误,以免造成不必要的麻烦。
(2)简洁。在做到准确、周到的前提下,应用最少的文字表达真实的意思,不能拖沓冗长。
(3)具体。信函所要交待的事项必须具体明确,尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容,绝不能语言不详。
(4)礼貌。要掌握礼貌、得体的文字表达方式,以有利于双方保持良好的.关系。
(5)体谅。要学会换位思考,能够站在对方的立场上思考问题。这样容易获得对方的认同,有利于双方达成有效的沟通。
xxxx物业有限公司负责同志:您好!
承蒙贵公司精诚合作,把用自己出资刻制并持有了4年的我业主委员会印章于9月29日交付与我委员会。贵公司虽为私营企业,确足以体现其大公司的风度,为我们开展工作提供了最起码的,且必须的条件。为此,我业主委员会谨代表小区全体业主向贵公司表示诚挚的谢意!
我小区业主委员会虽成立月余,但在9月26日才取得备案回执,况又无有印章,恐有“非法”之嫌,故在条件完全具备,方才与贵公司联络,请见谅。
现正式向贵公司告知,我小区第二届业主委员会已正式成立,主要负责人为主任:×××联络电话 □□□□□□□□ 副主任:×××联络电话 □□□□□□□□ × × 联络电话 □□□□□□□□□□□。为体现贵公司与我委员会两个不同民事主体的“平等”,望贵公司也能将主要负责人的有关情况向我们“告知”,提供能够联络且允许联络的电话。
因上一届业主委员会不仅未留下“印章”,更未留下“业主大会议事规则”,“业主公约”,尤其是“物业委托合同”等相关资料,况我小区业主也从未听说有人知道是否存在这些资料,“一概什么都不知道”,更不要说其内容如何。因此我委员会与上一届委员会尤其是与贵公司的工作实在无法衔接,贵公司在我小区的法律地位也将无法确认,小区物业挡案也将无法建立,望能将贵公司为我小区制定的有关“章程”等文件,诸如“合同”及相关资料复印一份一并交与我委员会,以便与贵公司洽谈今后合作事宜,请多多理解,并大力协助为盼。
言语如有不当,还望海涵!
谢谢!
xx市xx区xx双厦小区业主委员会
xxxx年10月8日
XXXXXXXXXXX有限公司
滕总:
贵我双方自合作以来,在真诚友好、互利共赢的方针指导下,双方关系一直甚为融洽,时逢金融危机肆虐,经济大环境十分恶劣,贵我双方理应抱团取暖,共度难关。我公司以与贵公司建立战略合作关系为出发点,将XXXXX产品价格调整为:
140g/m2、150 g/m2 xxxx元/吨
175 g/m2 xxxx元/吨
付款期限改为月结15天。
前段时间所谓“价格影响”,给贵司带来诸多不便,我司深表歉意,还请给予谅解!望贵我双方继续真诚合作,互惠互利,共谋双方最大利益。
顺颂商祺!
XXXXXXXXX有限公司
xxxx年4月28日
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