买卖合同管理办法及流程
为进一步加强本单位买卖合同的管理,使买卖材料规范化、程序化,确保所供材料的 质量,减少经济纠纷的发生。依据公司《合同管理办法》及《公司物资采购管理办法》 有关规定,特制定本办法。
1. 买卖合同管理
1.1、买卖合同一律进行统一编号,例如:XJ(MM)TRQ2012-----,为了规范公司合同 管理,合同签约单位不得随意改变内部合同编号及各类代号书写要求。
1.2除5万元以下即时结清的采购外、均应签订书面合同(暂定)
1.3钢材、油料、水泥、维修用料不留质保金外,其它材料留合同总额的5%~10%。(暂定)
1.4合同明细表每页右上角注明合同编号、右下角加盖供应商合同章。
1.5合同文本必须带有油建公司防伪水印及合同系统审批表和相关附件(如下要求)
1.5.1比质比价采购:附供应商原始报价单一份。
1.5.2竞争性谈判采购和单一来源采购:附《谈判会议纪要》原件一份。
1.5.3招(议)标采购:附中标通知书及中标材料价格明细表原件各一份。
1.5.4紧急放行采购:附《物资采购紧急放行申请表》原件一份、供应商原始报价单一份。
1.5.5同一采购项目同一采购物资计划量增补,可与原供应商签订补充合同。原供应商不 意签订补充合同的,采购部门必须重新询价选商(暂定)。
1.5.6业主指定或业主委托项目有特殊规定的( 对于业主指定供货商,由分公司提供业主指定供应商的相关文件。没有文件的由分公司拟请示报告给予说明原因,报告上除加盖分公司公章外,还必须有分公司主管领导签字确认)。
1.5.7对关键设备及技术条件复杂的设备和材料,在签订合同前,供应商必须提供与相关 门签订的技术协议书。
1.6.按照公司招标中心签发的中标通知书,核实无误后,一式三份,交材料办、项目办各 一份,合同员自存一份,并将其扫描后做成WORD文档提交经营计划部做合同的签约依 据。
1.7.上合同管理系统,进入合同系统立项申报界面,填写各相关要素(计10项),无误 系统默认提交本单位的经营负责人、公司经理审核,同意后,按规定和要求办理合同的 订工作。
1.8.合同签订之前,除业主指定之外,供应商的选择必须在公司评审下发的《CPE新 油建公司合格物资供方名单》内进行, 确认是合格供应商后,方可填报相对人信息录 表(见附表一)报公司经营计划部核实审批。
1.9.拟定合同文本,文本的选择要符合公司的`要求(见附表二),经甲、乙双方在公平、 正、自愿、意思统一的基础上,就合同条款及物资采购一般采取验收后付款,确需预付 的,执行公司《预付款管理办法》一般不得超过合同总价款的20%,达成一致无误后, 入合同申报界面,填写各相关要素(计12项 ) 按照公司合同系统程序审批,完成合 的签订工作。
1.10.负责合同文本的打印、盖章、登记、分发、管理、以及每月28号,季报、半年和 年的合同统计上报工作。
1.11. 未涉及到的内容执行公司下发的《合同管理办法》。
附表一:
附表二:
合同编号:XJ(MM)TRQXXXX-2-27-01
*********有限责任公司
与
*********有限公司
买 卖 合 同
签订地点:*********
签订日期: 年 月日
买卖合同签订流程
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