会议纪要对于记录会议主要情况、传达会议议定事项、推动工作落实具有重要意义,写好会议纪要需把握好以下几个方面:
认真做好会议记录
做好会议记录是写好会议纪要的基础,会议纪要是从会议记录的基础上加工提炼而来的。
会前,要认真阅读议题,查阅相关背景资料,把握会议主旨。会中,要专心做好会议记录,文字要准确,段落要清楚,记录要全面,会议的决定和主持人的总结及结论性意见要记录清楚。会后,要整理会议记录,吃透会议精神,尽快进行会议纪要的起草。
围绕主题选择布局
会议需要解决的主要问题,就是纪要的中心,纪要的写作要围绕这个中心来展开。
单个议题的`会议,如解决某一具体问题、研究某一方面工作的专题会议,纪要写作应着眼会议的中心内容和讨论的重点,记录讨论结果和议定事项,一般采用概括式的布局,将会议概况、会议内容、会议观点和会议成果等按性质归纳成几个方面逐一写作。
多个议题的会议,常见于单位领导班子研究一系列问题、部署一揽子工作的会议,如党委常委会议、政府常务会议等,纪要写作一般采用条款式的布局,分别围绕各个议题进行,做到条理分明。
正确处理层级结构
会议纪要的正文一般由前言、主体和结尾三个部分组成。
前言部分交代会议概况,包括会议时间、地点、主持人、发言人、会议目的和任务、主要议题等。
结尾部分一般标注出席人员、列席人员、缺席人员信息和文件公开属性等,和其他公文不同,会议纪要结尾不标注发文机关,一般没有附件。
会议纪要的主体部分是核心内容,写好主体部分决定着会议纪要的质量。主体部分按照逻辑关系可以分成三块,一是会议的精神,一般由“会议认为”等导语开头,写工作的总体情况分析、工作的重要意义和主要原则等,既要详尽细致又要提炼概括,做到简洁明快、详略得当;二是会议的成果,一般由“会议明确”“会议决定”等导语开头,写会议对问题怎么办、工作怎么干等总体上的决策和部署;三是会议的要求,一般由“会议要求”“会议强调”等导语开头,写具体的工作安排和各部门要承担的具体任务等。这三块内容要分层次整理叙述,逻辑分明、条理清晰,不可以张冠李戴。
小贴士
会议纪要“八字诀”
一是求“快”,时效性是会议纪要的最大特点。会议纪要的撰写、报批、印发一定要迅速,一般会议三至五天内印发纪要,重要紧急会议当天印发或隔天印发。
二是求“准”,准确性是会议纪要的基本要求。内容、用语、记录都要准。
三是求“实”,会议纪要只要求原原本本记录会议召开情况和议定事项,文字要尽可能清晰简练、准确平实,不能掺杂个人感情和看法。
四是求“全”,要突出完整性,对会议进行全面的记录,最忌丢项落项或多项。为便于撰写和查阅,应当按照一事一标题或一段的格式撰写,顺序应按议题的重要程度和类别进行排列。
五要会“借”,在使用资料上要敢借、会借。一般来说,对于顺利通过的议题,会议材料的请示事项就可以借用为会议纪要的决定事项,领导讲话的主要提纲可以借用为会议纪要的强调(要求)内容。
六要会“改”,所谓改,就是在“借”的基础上对部分材料进行再加工,这个过程不可或缺。这就需要纪要撰写人员不断提升理论功底和文字水平。
七要会“报”,会议纪要初稿写成后,首先要广泛征求意见,避免出现方向性错误,必须向事项汇报部门、涉及部门和会上提出反对意见部门的主要领导征求意见,涉及重要大额资金使用的必须征求财务部门意见,视情况征求宣传、人事、纪检监察等部门意见。完成这些基础工作,才能逐级上报主管领导、主要领导审批。
八要会“用”,会议纪要批准后,要特别注意发挥其作用。
一要正确确定报送范围,参会人员和单位都要报送,再视会议内容,报送有关部门阅知或在一定范围内公开。
二要与督办工作做好衔接,由相关人员将纪要中有关任务梳理成待办事项进行督办。
三要做好存档工作,便于日后查阅,需要注意的是纪要在报送的过程中可能会由相关部门、领导进行多次修改,一定要存档领导签字确认的最终版本。
此外,充分利用信息化手段,单位内部的会议,不涉密的可在单位内网发布。
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