会议策划方案过程中需要注意的13个细节

黄飞老师2023-08-14 13:36:50

会议策划方案过程中需要注意的13个细节

　　一般在找到适当的会议承办商后，并不意味着作为会议执行方的您就没有什么可做的了，要想会议能够顺利进行,石家庄会议网认为还需要主办方深入把握很多细节工作：

　　1、在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程“时间进度表”;

　　2、如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理)。

　　3、会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费。

　　4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。

　　5、您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定。

　　6、在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。

　　7、正式会议开始之前，检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备)，确保万无一失。

　　8、报到结束后，及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的.麻烦。

　　9、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。

　　10、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。

　　11、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

　　12、做好会议期间的协调工作。