一定要知道的各种会议通知

　一、要求准备汇报材料的会议通知

　　有的会议要求企业与会代表准备汇报材料。

　　这样的会议通知发出应当尽量提前，早出“安民告示”，给与会代表单位留有充足的准备时间，这有利于提高会议的质量。如例1《通知》，成文时间是xxx4年2月10日，距离3月19日开会，准备时间应当是绰绰有余的。

　　例1分析。《通知》的正文部分，“通知缘由”：讲清了开会依据、会议组织者、开会时间、会议名称。然后，用承启语转入“通知事项”：包括通知具体会议时间和报到日期、会议地点、会议内容、参加会议的人员和名额、会议接站安排、各单位应准备的汇报资料内容、联系人、联系电话和传真等。其“执行要求”：主要是提出参加会议的人员名单回执时限、要求机场、火车站接站信息沟通时限、要各单位准备汇报资料等。

　　【例1】

　　××××集团公司关于召开物资工作会议的通知

　　各直属公司、总厂、厂、院：

　　为了贯彻中央经济工作会议精神，集团公司定于3月中旬召开xxx4年度物资工作会议。现将有关事项通知如下：

　　一、会议时间：xxx4年3月19日至21日，会期3天，3月18日报到。

　　二、会议地点：北京××宾馆(北京××区××路×号)。

　　三、会议内容：

　　1.贯彻中央经济工作会议、总公司第××次经理(厂长)会议以及固定资产投资工作会议精神。

　　2.总结xxx3年物资供应工作经验，进行经验交流和表彰奖励。

　　3.部署xxx4年物资供应工作。

　　四、参加会议的人员和名额见附表。参加会议的人员名单回执请于3月8日前报到××公司经理部。

　　五、3月18日报到当天，首都机场全天接站。火车站凭电报、传真或电话接站。会议代表请于3月15日前将到达日期及所乘车次、航班告××公司经理部。

　　六、请各单位按会议内容做好以下准备：

　　1.本单位贯彻落实总公司实行统一组织订货的做法、经验、体会;

　　2.对进一步深化物资流通体制改革的意见和建议;

　　3.本单位xxx4年物资需求计划。

　　七、联系人：xxxx

　　联系电话：xxxxxxxxxxxx

　　传 真：xxxxxxxxxxx

　　(××××集团公司印章)

　　xxx年二月十日

　　例1《通知》属于复杂性会议通知。标题写明了会议名称。正文约400字，在点明会议目的后，用“现将有关事项通知如下”的承启语导入会议时间、地点、内容并告知接站情况;最后对参加会议的单位提出三点要求。其文字之简练，内容之全面，条理之清楚，自不待言。

　　这里特别提请读者注意的是，例1《通知》中几个时限的确定，都是有讲究的。

　　xxx4年2月10日发文(距开会37天)，已如上述，时间、空间足够与会单位作相应准备。要求3月8日前报来参加会议的人员名单回执(距发文17天，距开会11天)，既是让与会单位有足够时间研究确定与会人员名单，又是让会议组织者能够根据与会人员级别和专业(涉及讨论分组以及小组召集人、记录员的遴选)、性别(涉及住房调配)、是否少数民族(涉及是否需要分餐或特殊照顾)等等比较从容地进行各项会务安排。

　　要求3月15日前报来参加会议的人员到达日期及所乘车次、航班(距开会4天)，是因为各与会单位情况千差万别、事情也千变万化，如果过早确定出差方式(飞机、火车)以及航班、车次，不现实，到头来还可能生变。但，这时间也不能再往后推迟，比如推后到紧挨开会的前夕。因为，从会议通知看，会议代表来自四面八方，会议组织者还要调配足够数量的各种车型的车辆、驾驶员、接待员，保证集中到达的有大客车或面包车接，零星到达的有小轿车接;接到之后，马上能送到住地，减少在机场、火车站或者路途上潴留的时间，让代表休息好，保证会开好。

　　二、告之参加订货会的会议通知

　　【例2】

　　关于召开xxx2年石化产品订货会的通知

　　各用户单位：

　　我公司计划于xxx1年12月在广州召开xxx2年石化产品订货会。为开好会议，现将有关事项通知如下：

　　一、会议时间：xxx4年12月15日至18日，会期4天。12月14日报到。

　　二、会议地点：广州紫荆苑宾馆(广州天河区林和东路1518号)。

　　三、参会名额：由于会议场所和住宿条件所限，各与会单位参加会议的名额，以每单位不超过2人为限，请勿超员。参加会议的人员名单回执请于12月5日前通过电子邮件或传真发至抑或通过普通邮件寄至我公司供销公司经理办公室。

　　四、接站安排：会议代表到达广州日期及所乘车次、航班请于12月10日前告我公司供销公司经理办公室。12月14日报到当天，广州白云机场全天接站。乘坐其它时间航班飞机的以及火车的则凭电子邮件、传真或电话通知接站。

　　五、资料准备：请各单位参加会议代表提前做好相关准备。如有可能，请提前将贵单位xxx5年计划需我公司供应的产品种类、数量明细表，与贵单位参加会议人员名单回执一起通过电子邮件或传真发至抑或通过普通邮件寄至我公司供销公司经理办公室，以便我们及早做好产品供应平衡工作。

　　六、联系方式：

　　1. 联系人：xxxx。

　　2. 电 话：xxxxxxxxx。

　　3. 传 真：xxxxxxxxx。

　　4. E-Mail: xxxxxxxxx@yahoo.com.cn

　　5. 邮 编：xxxxxx

　　6. 地 址：××市××区兴华路888号××石化供销公司经理办公室

　　(××石油化工股份有限公司印章)

　　xxx年十一月一日

　　我们已经讨论过例1《通知》，再来检视例2《通知》，类似地，其正文部分“通知缘由”、“通知事项”和“执行要求”三项一应俱全，且拟稿者为会议、为准备与会的用户考虑甚周，还与时俱进地引用了电子邮件这样快捷、准确、方便的联系方式，本来是无须多费口舌进行分析的。但仔细琢磨之后，问题“暴露”出来了。

　　国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第一章总则第二条定义，“行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”“通知”是法定公文的一种，“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”，自然是“具有法定效力和规范体式的文书”。而××石油化工股份有限公司与各用户单位之间并不存在上下级隶属关系，前者无权对后者发送任何类型的通知，只能以“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的“函”告知(也类似“通知”)有关事宜。

　　故而，例2《通知》的标题“关于召开xxx2年石化产品订货会的通知”宜改为“关于召开xxx2年石化产品订货会的函”;相应地，承启语“现将有关事项通知如下”则宜改一字而为“现将有关事项函告如下”。如此，例文中多处使用“请”、“贵单位”等敬辞既符合双方是不相隶属的关系，也符合“函”这一文种的体式的要求。

　　三、表格式通知

　　1.格式固定、出手快捷的类表格式会议通知

　　我原先所在xxx石化公司的年轻同事，善于动脑筋，因事因人制宜。他们通过电脑制作公司领导班子中心组学习会议通知(见例3《通知》)，非常简便。

　　其中，“学习地点”、“主持人”、“参加人员”、“列席人员”一般固定不变;“学习时间”的年、月、日、时、分等时间单位是不会变的，每次拟写通知时只要变动月份、日期、星期、上下午和钟点数就行了;只有“学习内容”每次要根据不同的具体要求键入。印好后，只要填上某某某领导同志的名字即可分送。

　　这样表格化的会议通知，拟写简单，填充即成，受文者一目了然，效率高，效果好，减轻了秘书的劳动强度，公文格式上也是可行的。这种通知一般宜在企业内部应用。

　　【例3】

　　公司领导班子中心组学习通知

　　：

　　定于xxx4年2月28日进行公司领导班子中心组学习，具体事项通知如下：

　　一、学习时间：2月28日(星期六)上午9：00

　　二、学习地点：公司大楼3302会议室

　　三、主持人：xxx

　　四、参加人员：全体公司领导

　　五、列席人员：组织部、宣传部、公司纪委、党办负责人

　　六、学习内容：

　　1.吴官正在中央纪委第三次全体会议上的讲话

　　2.王作然在集团公司纪检监察工作会议上的讲话

　　xxx石化有限责任公司党办

　　xxx石化股份有限公司党办

　　xxx年二月二十六日

　　2.邀请函式会议通知

　　无独有偶，以邀请函形式出现的会议通知(即实际是起会议“通知”作用)也是表格式的(见例4《通知》)，比例2《通知》修改成的石化产品订货会函更简单。其标题既省略了发文机关名称(xxx石化供销公司)，也简化了事由或主要内容(概括为无所不包的“邀请”二字)，只有文种是明确的(函)。正文则如同填充题，确实拟写容易，简单明了，使复杂性的会议通知或函变为简单性的，给了我们探索某些公文制作模式化的可能性以有益的启示。

　　【例4】

　　邀 请 函

　　****公司 ：

　　兹定于****年**月**日起在**市召开****年xxx石化**产品用户座谈会。谨邀贵单位一名代表参加。

　　具体通知如下：

　　1.报到时间：****年**月**日;

　　2.会议地点：**市****;

　　3.会务费：****元/人;

　　请贵单位尽快回复与会代表名单，以便预定飞机票;