秘书怎么写好会议通知

秘书怎么写好会议通知

　　会议通知按形式分，有口头通知和书面通知;按通知的行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。

　　书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知;按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。

　　书面通知

　　以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的.时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。

　　电报通知

　　写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该压缩的文字不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩，各项内容都要写得明确具体，不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时，应要求对方接到通知后回电。

　　传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰，可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清，就要重新发送一次。如果仍然模糊不清，就要考虑采取电话方式了，让对方做好电话通知的记录。

　　墙报通知

　　墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计(比如一些自由参会的演讲会、报告会)，要安排大一点的会场才行，以免到会人数太多，会场容纳不下，造成不好的效果。

　　范文

　　各专业标准化技术委员会、各标准计划项目承担单位：

　　为了提高电力标准编写质量，规避标准起草过程中的常见错误，促进标准化工作规范管理，经研究，我中心拟于5月下旬在秦皇岛市召开规范标准编写会议，请各标准计划项目主要起草单位、技术归口单位及标准化技术委员会派1名以上标准起草人员或标准管理人员参加本次会议。现将具体事宜通知如下：

　　一、 会议内容

　　1、介绍电力标准化工作现状与发展趋势;

　　2、宣讲标准编写的基本要求;

　　3、介绍标准申请、报批程序和相关要求等。

　　二、会议地点

　　中电联北戴河培训中心

　　秦皇岛市北戴河区黑石路39号

　　乘车路线：距北戴河火车站约20公里(乘出租车约40元)，距秦皇岛火车站约35公里(乘出租车约60元)，距山海关机场约45公里(乘出租车约100元;或乘山海关机场至秦皇岛火车站机场班车)。

　　三、会议时间

　　报到：5月20日

　　会议：5月21日、22日

　　四、培训费用及其他

　　(一)培训费用为1500元/人，包括培训费、教材费等。培训期间食宿统一安排，费用自理;

　　(二)本次培训班由中能国研(北京)电力科学研究院承办，请参会代表将报名回执(见附件1)于2015年5月15日前以传真或电子邮件方式发送至联系人处;

　　五、联系方式

　　联系人：王卫萍 李博

　　电 话：010-64475688 63413729

　　传 真：010-63413630

　　E-mail：wangweiping@eptc.org.cn

　　中电联北戴河培训中心前台电话：

　　(0335)4045045转8000

　　附件

　　1、2014年立项的国标、行标计划项目编制单位表

　　2、规范标准编写会议回执

　　3、中电联北戴河培训中心图示

　　标准化中心

　　2015年4月20日