如何起草项目建议书

如何起草项目建议书

        导语：下面为大家介绍如何起草项目建议书，欢迎阅读。

　　项目经理可能被要求为客户提供一些建议书，一般指的是需求建议书(RFP)、报价邀请书(Request For Quotation，RFQ)或信息邀请(Request For Information，RFI)。这通常是个很大的挑战，主要是因为在建议书的起草过程中没有足够的时间和客户沟通。这就很容易产生很多的假想而影响建议书的质量，进而影响未来项目。而我们的目标是为了起草能够获胜的项目建议书，它是项目开始的基础。成功的建议书应该是认真规划和书写的，要和实际情况紧密结合，具有竞争力。

　　建议书可以是发给内部或外部客户的`。无论其规模大小，任何建议书都离不开领导者和整个团队的努力。由于团队具有临时性的特点，这就要求团队领导者能迅速集合并推动整个团队向前。向团队成员阐述建议书的起草要求及其对于公司的重要性。

　　建议书能向潜在的客户展示你是如何实现他们的要求或需要的。要想利用建议书达成签合同的目的，那就需要在建议书上下工夫。成功的建议书需要纪律。在建议书中最难做到的是恰当地表达完成该项目的承诺。要请来相关领域最好的专家来起草建议书。负责起草建议书的领导要确保所有相关任务都有一个合格人员来撰写部分建议。要为建议书安排一个时间表，以确保能在规定的时间内完成。这个时间表对于确保建议书能准确送达客户手中非常重要。根据我们的经验，大多数时候，建议书起草团队成员往往会因为时间缺乏而觉得压力非常大，这就为错误和疏忽埋下了隐患。要安排好时间对建议书进行校订，以找出其中的纰漏。

　　我们建议采取以下策略来赢得合同。

　　(1)明白客户的需要和要求。

　　(2)了解和分析竞争对手的条件。

　　(3)分析自己公司所能给出的条件。

　　(4)作出能让自己的建议书胜算最大的决策。

　　建议书的内容

　　当起草大型且较复杂的建议书时，一步一步慢慢做会更有成效。建议书通常要为客户阐述以下三个方面的内容。

　　— 你要做什么?

　　— 你将如何做到?

　　— 成本如何?

　　建议书的要素包括以下几点。

　　— 执行摘要。要突出建议书的重点，这就相当于项目目标陈述，阐述你在做什么、为什么这样做、怎么做以及成本如何。

　　— 技术。具体描述要完成的工作及所需的程序步骤。

　　— 管理。管理好项目和有利于增加供货商可信度的必要信息，这能表明你以前做过类似的项目。

　　— 报价。提出报价和条款。

　　根据项目的重要性，这些要素可以放在一个或多个文件里，技术、管理和报价各放在一个文件里，并附上概述和总结。

　　建议书技术部分

　　这部分要详细阐述建议的内容，通常包括以下内容。

　　— 介绍。

　　— 问题陈述。

　　— 技术讨论。

　　— 项目计划。

　　— 任务分配。

　　— 总结。

　　— 附录。

　　建议书管理部分

　　这部分详细阐述项目是如何管理的，通常包括以下内容。

　　— 介绍。

　　— 项目管理方案。

　　— 公司历史。

　　— 管理信息。

　　— 过去的经验。

　　— 设备。

　　— 总结。

　　建议书报价部分

　　这部分主要涉及项目成本和合同条款，通常包括以下内容。

　　— 介绍。

　　— 报价一览表。

　　— 支持性细节。

　　— 条款。

　　— 估价方法。

　　— 总结。

　　待解决问题

　　建议书最重要的一点是要知道并明白客户想让你解决的问题。如何阐述你对问题的理解以及你提出的解决问题的项目，这对于让客户相信你已经完全理解了他们的需求并且接受你的建议而言至关重要。因而，你的阐述要基于事实、有说服力并且准确。弄错了问题或给出了带有主观色彩的观点，都不会让客户觉得你的建议是最好的。

　　问题和解决方案的描述通常包括以下几点。

　　— 问题的本质。

　　— 问题的背景。

　　— 最优解决方案的特点。

　　— 备选的解决方案。

　　— 选定的解决方案。