你手上是繁忙的生涯和做不完的任务清单,可怜的是,向你的义务清单里增加新任务并不真正象征着它们会被实现。想想,假如你能从工作上跟家里的各种任务中抽身出来、明白地晓得本人有哪些事要做、甚至还有一点点时光能够思考你如何能更聪慧地工作,是不是比天天埋头苦干更好呢?
什么是周回顾?
简言之,周回顾是每周保存一段时间,通常一个或两个小时,用于组织将来一周(的任务),以确保没有事情被遗遗漏。稍后咱们会讲到怎么来做,当初要记住的最重要的是:每周回顾是留给你的时间,用来计划你的个人和职业生涯,组织你的任务,制造你的人际清单,支配优先次序,从而使你总是可以专一于真正重要的事。
这意味着你不应该把你的回顾时间用去做实际的工作。而是像一个公司的行政总监,一个优良的经理——在回顾时,应该安排(任务的)优先级,而不是进行微观的管理。
GTD时间管理方式开创人和周回顾的支撑者,戴维艾伦(David Allen),曾经说过,如果你不做周回顾,那你就没有在真正地履行GTD时间管理。当然,你不需要依照GTD的方法来进行周回顾。你所需要的是对更好地掌控你的工作和生活的盼望。
周回顾应当赞助你完成三件事情:变得清晰、掌控当下、失掉创造力。
变得清晰。花些时间清理你的工作场合,清空你的收件箱。然后回顾你的项目,哪一个是最重要的?哪些项目里程碑下周行将到期?按优先级和紧迫水平组织它们。这样当你开始新的一周时,你就知道该从哪里开始而不必再考虑了。
掌控当下。检视你的日程表。也许下周你和老板有一个很重要的对于软件更新的会议,但你忘记打电话给供给商懂得细节了。把这个电话放进下周(日程中),并在和老板开会前给你自己留下足够的时间研讨。最后,检查你在期待的任何邮件,在下周制定一个备注或约会来检查一下它们。
取得发明力。看看那些你老是想解决的名目,比方从新设计你的个人网站,思考那些项目中哪些小的局部可能放进你的日程表。思考你如何能变得更有效力——兴许你是一名体系治理员,有一个新工具可以下降你每周向服务器推送补丁所破费的时间。花些时间从面前的生活中跳出来,而不是仅仅坐在乘客的座位上。
重中之重:把周回顾放进日程表中
选一个对你适合的日子——不论那天是周末,仍是你必需完成的一项主要工作之后的一天——把你的周回顾部署在那天日程表的最后。如果你等到把全部周回顾都打算好了才去做,你永远都不会去做它。幻想情形下,它是那天你要做的最后一件事件,为它支配一到两个小时的时间。
我把我的周回顾安排在周五下战书5点,始终到7点钟,我通常在那个时候离创办公室。这段时间看起来很长,然而当你开始后,有很多事要细心检查,你需要这么长的时间。经由一段时间的训练,你甚至可以把你的周回顾紧缩到30分钟。这不是不可能,如果你提前停止,你可以早点回家,不是吗?无论怎么,把它放进日程表中,后面就好办了。
树立你的检讨清单
一张周回顾清单是确保你做到以上提到的三件事情的根本工具。这里是一张周回顾清单的基础典范:
变得清楚
收集活页纸和各种资料
清空收件箱
清空大脑
掌控当下
回顾举动清单
回顾从前的日程表
回顾未来的日程表
回顾等候清单
回想项目(以及更大的事项)清单
回顾任何相干的清单
获得创造力
回顾未来/也许清单
变得更有创造力、更有勇气
如果你需要更多的细节,戴维艾伦在他的网站上供给了一个清单模板(免费的,但需要注册)使你可能开始(周回顾),这张清单(往下转动到Weekl Review处)是另外一个很好的范例。在GTD论坛上,一些用户分享他们自己的清单以获得启发。不管你是用一个现成的模板还是自己从头做起(这不会花很长时间——只要你确保你每周都做),确保你在其中填入的是你想要回顾的东西而不是你要做的事。记住,你不能在周回顾的时候花时间来工作——只能回顾。
我的检查清单是依据我的运动高度定制化的,如果你开端是用一张模板的,后来也会变成这样。例如,如果你不应用纸,那么你就没有每周花时间清算办公桌的理由。另外,不要忘记把你的私事放到周回顾中——你正在整修屋宇吗?规划装修公寓吗?把这些项目也放到你的检查清单中,这样你就同样不会忘记检查他们的进度了。
尝试使用触发清单
如果你在建立检查清单时碰到艰苦,你可以斟酌每周使用“触发清单”来唤起你的记忆。触发清单仅仅是一张长长的事项列表,列出了你在周回顾的时候需要审阅的事情,以确保你不会忘记任何事情。它被设计为用来触发你的记忆,辅助你回想起可能遗忘了的事情。
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