实习时间:XX年10月25日——XX年10月30日
实习地点:流花展馆6.4a23
实习公司:大连一然进出口贸易公司
工作职责:广交会摊位翻译
实习背景:没有广交会经验,对相关知识不了解
成绩:极大地提高了听力和口语水平,熟悉贸易流程,能与外国人简单洽谈业务
序言
XX年的秋交会恰逢是广交会第100届,我能够在第100届交易会获得一个实习机会,我自己觉得很幸运也很难得。无论是寻找的过程还是工作过程中的种种切身经历,都是自己接触社会的第一次尝试,而其中的各种知识也只有亲身工作了才能够获得,感慨良多。能够获得这个实习机会本身就很偶然,算是靠了实力加一点运气吧,办证等手续也很顺利,每天九点上班,六点下班,因为是在流花主会馆,所以这个时间是比较能接受的,不至于太累,晚上跟其他同学结伴回来也比较安全。班里有些同学工作地点是在东方宾馆,晚上要工作到11点,就比较辛苦了。
背景介绍篇
老板是做工艺品的,确切的说,外面是陶瓷,里面放香蜡烛的那种小工艺品,陶瓷上有很多的图案设计,十分漂亮。外国人吃饭都会在餐桌上点茶蜡烛(tea light),显得很有情调,公司就是给茶蜡烛加外包装,看起来更漂亮,也可以当作礼物来送人。另外还兼卖一些冰箱贴,中国人很多都不知道这个东西有什么用,但是外国人也很喜欢,很多东西都是中西文化差异啊!老板的公司在大连,广交会只有一个摊位,也只有我一个翻译兼业务员,而且老板本身也只是略懂一些简单英语,所以我的责任更是重大。老板已经是第11个年头,第22次参加广交会了,他也跟我说过上一届请了一个女生,做得挺不错的,更是增加我的压力。
尽管之前已经了解了一些广交会常用术语,但第一天上班还是非常紧张。之前我也没有拿到有关公司产品的相关介绍,所以一去到摊位,我就马上开始熟悉产品,了解报价单,熟悉洽谈流程。老板看到我很紧张,就安慰我说,没事的,熟悉一天,以后就会变好的。虽然我当时还是比较怀疑,但还是感谢他给我的鼓励。
相对来说,第一天的客人还是比较多的,而且几乎每个进来看的客人都挑选了样品,下了订单。刚开始我还是比较拘束,招呼客人只懂得简单地说“hello, welcome”,显得比较被动。事实上,这是我真正意义上第一次和外国人沟通,在学校也没什么机会接触外教,听惯了中国人说英语,一听到原汁原味的地道英语,不免有些紧张,所以我也花了点时间来熟悉他们的口音。后来我逐渐明白,外国人通常都很喜欢热情的中国人,所以主动、大胆和热情很重要。如果你主动和他们攀谈,他们会合乐意跟你聊天,而且下单的几率也会比较大。
价格篇
大部分客人一般会向我询问价钱,然后我就按照报价单报价,第一天因为不熟悉哪个型号对应哪个价格,所以当客人问how much的时候我都要说please wait for a moment, let me check,这时我才真正领会到了前辈们所说的“做业务一定要懂自己的产品”这句话的份量。有些客人会随口说一句“too expensive”,因为参加了这么多届广交会,和中国人做了这么多年生意,他们都知道中国的东西便宜,而且可以压价,加上中国厂家竞争,通常价格可以压到很低,几乎等于成本价。但大部分客人还是不会十分计较的,除非订货量大,他们会要求我们给一个(best price),而事实上,对于订货量大的客户,我们都是会给出最优惠价格的,因为生意不是做眼前的,还要长期发展的,必须在开始树立良好信誉。如果订货量不是很大,一般就不会降低价格,会很诚恳地跟对方说:“it is our best price.”他们也会表示理解。
如果有订货意向,他们会坐下来交换名片,一般我都会很主动地把公司名片递上前去,他们也会跟我们交换,有些客人可能会顾着看样品忘记拿名片出来,这时我就会礼貌地提醒他一下“may i have your name card?”然后对方就会抱歉地笑笑赶紧把名片递过来。接着我就要把对方的名片订在记录本的右上角(一般行规都是这样的),记录好报价、客人挑选的样品型号以及订货要求。一开始我还不是很清楚应该怎么记,写得有点乱,老板就先写了个样本给我参照,慢慢地,我就逐渐上手了。客人在下订单之前,肯定还会问一些相关信息,比如catalogue(目录)、fob(船上交货价)、moq(最小订货量)、cbm(容量体积)、cnt(集装箱)、packing(包装方式)等,这些专业名词之前也有了解过,不过现场刚开始听到还是要犹豫一下才反应过来是什么意思。老板对这些专业名词就比较敏感,毕竟听了22届了,有好几次都是他先听出来了,然后直接就用简单的英语回答对方。
窘迫篇
第一次做广交会,没有窘迫情况出现是不可能的,尤其是第一天。有个俄国客人对我们的产品很感兴趣,他自己本身在香港是有外贸公司的人员帮他做随身翻的。当时他就问我“do you have the design of albatross(你们有信天翁的图案吗)?”我当时一听到最后一个单词就懵了,说了一句“excuse me”,当时他就略显有点不高兴,又重复了一遍,可我真的是没听懂最后一个单词,我用求助的眼光看着他身边的随身翻,她才帮我翻译了出来。书到用时方恨少,如果当时没有随身翻在,那个场面,老板也在,该有多尴尬。这个客人走了之后,我情绪很低落,甚至觉得自己的水平还不能胜任这个工作,后来回忆起来,觉得第一天确实是顶着巨大的压力,每条神经都绷得很紧,而事实上,我就是从那一天开始成长起来的。
另外有一次,有几个土耳其客人第一天来过,当时比较匆忙,只拿了名片,说第二天再过来。第二天他们就打了老板手机,老板就拿给我听,原来名片上没有公司的摊位地址,他们就打电话过来问。当时信号比较差,加上对方有一点地方口音,我听不清对方一大串具体在说什么。一度在想他们是不是想问摊位地址,但是听了很久都听不到他们有提到“booth number”这个词,后来我反问:“a re you mean the booth number?”他们才连说“yes, yes, yes.” 接完这个电话我觉得自己听力有待提高,词汇量有待扩展,以为知道一些常用的词就可以胜任,但事实上外国人的表达方式是很多样化的,他们不会跟着你的思路来说英语。换句话说,他们能听懂我在讲什么,但反过来则不然。
有了第一天那么尴尬的情况出现,当晚回到宿舍,我把所有样品图案的单词都查了一遍,比如一些动物名称等。并且把电子辞典随身带,现场想到什么单词不会的就立刻查。经过第一天之后,我相信,在广交会上,什么单词都有可能涉及到。事实证明,它们对我后面5天的工作起了很大的帮助。
老客户篇
后面几天陆续有老客户来,老板也能跟他们进行简单的英语交流,我就在旁边听。我发现,老客户很喜欢问他们去年的订的样品今年询问的人多不多,主要销往哪里,今年有没有什么新产品等等。有时会比较难回答,如果说他们去年订的样品今年订货量很大,那他们会担心这种产品泛滥、不好卖,如果说没什么订货量他们又会觉得自己的选择不明智。这些都要因人而异。我深切感受到,“取悦”老客户还是一门比较深的学问。
有个美国老客户就问我们,有没有把相关产品卖给其他的美国客户,老板就说没有,然后他就笑着说“in fact i will be glad if you said yes!”而事实上我们还真的没有把相关产品卖到过美国,很奇怪,不知道是美国客人少还是美国人对这些工艺品不感兴趣。还有一个在巴西工作的年轻的韩国老客户,去年建议公司做一些新设计,由他提供图案,今年他看到我们把他们的样品做出来并且摆在摊位上,他觉得很自豪,不会因为卖给了其他人感到不高兴。今年他和一个巴西医生一起过来采购,他跟我们说,他们这次订的货,赚到的钱不是留给自己的,而是捐给巴西的贫困学生,所以希望我们一定要压低价格,可以帮到更多的穷人。老板跟他交情似乎很不错,给了他所有客户中的最优惠价格,而他同样又给老板提了很多产品建议,互利互惠。值得一提的是,这个韩国客户很幽默,他用不是十分流利的英语跟我说:“in china, the medical doctors usually have the bad writing, right?”“yes.” 他就指着那个巴西医生调侃说:“the same in brazil!”引得我们都哄堂大笑,气氛十分的融洽。
新客户篇
老板说,现在的广交会越来越难做了,如果能留住老客户,每一届再发展几个新客户就不错了,这一次有些很有合作诚意的新客户都表现出极大的热情。
一个德国客人一进来就呆住了,目不转睛地看着我们的样品,嘴里不停地念“nice, very nice, i like it, grate,it will be a good business! ”但当时快下班了,没来得及下单,只留下名片。第二天,他又过来我们的摊位,嘴里还是不断地重复昨天的话,他是我这次广交会见到的对我们的产品最感兴趣的一个客人,也是很可爱的一位德国小老头。不过这里我出现了一个失误,由于前一天收摊比较急,可能倒垃圾的时候把他的名片也丢掉了,所以一度尴尬。这个客人很快就找出我们摊位的名片,但是我却找不到他的,只好硬着头皮再向他要一张,他似乎略显不悦,好在我们产品对他的吸引力很快就使他忘记了不快。这次失误我在后面也会再次提到。这个德国客人选了很多样品,最后还想带走一个送给他的妻子,问我们可不可以拿走,老板比较乐意地答应了。最后一天的时候,他又专门过来一次,表示想去工厂参观,如果客人做这样的表示,那么这单生意十拿九稳是没问题的了,而且订货量不会少。
还有一对捷克夫妇,他们很干脆,进来就直接选样品,对我们提出的价格也没有异议,下了一个柜的订单,第二天还过来现场签了合同,这是这次广交会期间唯一一个现场签合同的客户。
尾声篇
除了最后一天没什么人之外,其余的四天客人还是比较多的。不过这些客人要么就不来,要么就挤在一起来,特别是中午人流最多,我自己还真有点应付不过来,好几个中午的午餐都是三点才吃的。不过说起来我自己也觉得有点不可思议,第一天那么窘迫,但是第二天突然就感觉脱胎换骨,无论是招待客人还是记录订单要求都很得心应手,老板都不用动手了,完全由我搞定。也懂得更多地运用肢体语言来与外国人交流,双方都明白易懂,合作起来自然也愉快。所以后面的每一天感觉都很刺激,觉得每天都有新挑战。早上七点就要起来,化一下淡妆,然后就要赶公车挤公车,晚上七点多才能回到学校,都没有饭吃了,虽然很累很忙,但是觉得无比充实,有一种成就感油然而生。特别是一戴上入场证,进入会场,就觉得自己状态来了。
30号中午就收摊了,这时也没什么客人了,所以我就和隔壁摊位一个暨大的女生一起在馆里面逛了一圈,发现一楼的品牌区装修都很漂亮,摊位大,而且客人多。也看到很多摊位的样品都相当的漂亮,但是大部分都不会卖,像花瓶,如果他们带不回去,宁可摔破也不会卖给你,商业机密啊!
总结篇
下面就总结一下我的广交会感想,广交会之前,很是担心英语问题,广交会上,才发觉其实口语也没想象中的那么难,客人说的基本能听懂,有时只讲重点刺,客人也能基本理解我所要表达的意思,实在碰到沟通上的问题,就互相用写或者肢体语言,跟老外沟通,其实不难。
另外,还有几点业务上的问题在广交会是需要注意一下的:
1.目录,名片没必要别人问你就给,广交会上形形色色的人都有,先判断下是不是潜在客户(可根据观察,交谈判断)。很多人都会问“do you have the catalogue?” ,其实他们如果有兴趣就会直接在现场挑选样品并且下订单,没有太大必要向我们要目录。要目录的客人一般都是对我们的产品比较感兴趣,觉得有市场,但是还需要回国后再考虑。这次老板没有做目录,因为觉得很贵而且也没什么收效,通常给名片,上面有网址,如果对方有兴趣凭这个他们就会联系你的了。
2.笔,订书机,计算器,稿纸,笔记本,不干胶贴纸,剪刀之类要带齐,最好多准备一点。 客人多的时候,我一个人是应付不过来的,就算应付得了,一边跟这个客人谈,一边又跟另一个客人谈,会让客人觉得我们态度不够诚恳,一般来说,客人喜欢从头到尾都跟同一个人沟通。所以老板有时也要拿起本子简单做下记录,多备几个本子总是没错的,万一名片多了,一个本子也是不够用的。
3.客人的名片要及时订在笔记本上,不要乱放以免搞丢或者弄乱了,这个问题我自己已经在前面提到自己的一个失误了。这样对客人是很不尊重的,对方有可能因此取消与你的合作,因为他觉得你根本就不重视他这个客户。所以无论多忙多乱,千万要保管好客户名片,而且要对号入座,如果客户第二次突然又到访拟定摊位,重新协商订单,你一下子就能翻到他的名片,会给他们留下很好的'印象的。
4.跟哪位客人谈了哪些内容,都要做详细的记录,什么规格,报价多少,须一一记录下来,重点客户做好标记。因为你做的记录不仅是给自己看的,更重要的是给老板看的,要老板看懂了才算成功。而且做好了这步工作,对以后发邮件有很大帮助。
5.很多客人都会问:“can i take a photo?”其实关于拍照问题,要因产品而异了,有些工艺性的产品,比如圣诞装饰品、还有家具摆设、包装等等,具有比较强的模仿性,所以拍照会使产品设计外泄,一般是不允许拍照的。但像一些实用性较强的东西,比如蜡烛、食品等,外观设计比较其次,拍照是没问题的。我们的产品虽然是工艺品,但是老板还是同意那些外国人拍照。
6、关于自己身份问题。我这次的身份比较特殊,是翻译兼业务员,一些大公司都会自己带业务员过来,我的大部分同学都只是承担翻译的职责。有好几个客户都以为我是公司的人,把我的联系方式也要去了。有一个新加坡和一个美国客人,他们是同事,一起过来采购,他们要了我联系方式后就问我是公司业务员吗,我就回答不是。他们的表情有些许变化,又怀疑地问老板公司有讲英语的人可以和他们沟通吗?所以我觉得适当的时候是有必要撒一下慌的,这样可以增加客户对公司的信心。所以最后一天的时候,一个香港的女老板过来,也要了我联系方式,她说跟我沟通很好很顺畅,希望回去之后可以继续和我沟通,当时我就没说我只是临时翻译而已,因为可能会引起对方失望。
在网上曾经看到过别人评论说,身在广外,如果四年都不做一次广交会,那么你的大学是不完整的。虽然颇有些调侃的味道,但是自己的亲身经历又确实证明广交会是一个很好的锻炼平台,看到自己的不足,知道自己的努力方向。特别是广交会结束后,跟其他参加了广交会的同学交流心得,发现很多人都表示得不到什么锻炼,因为摊位大,公司本身的业务员英语也很不错,所以几天下来基本只是做一些简单的接待工作。我心里还是比较庆幸的,虽然摊位不大,不像一楼品牌区那么气派,但是得到的锻炼却是实打实的,达到了实习的真正目的。
这一次刚好又是第100届,所以我觉得挺有意义的,可能有点小遗憾就是没能在展馆正门拍一张照片吧。写这样的一份报告,更重要的是总结自己的得失,同时也等待下一年的春交会,继续参加实习,获得更多的锻炼机会!
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