书信历史悠久,其格式也几经变化。今天,按通行的习惯,书信格式主要包括五个部分:称呼、正文、结尾、署名和日期。
1。称呼 也称“起首语”,是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起,后加“:”,冒号后不再写字。称呼和署名要对应,明确自己和收信人的关系。(具体可参见第四编《应酬称谓》)称呼可用姓名、称谓,还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则:
(1)给长辈的信。若是近亲,就只写称谓,不写名字,如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等;亲戚关系的,就写关系的称谓,如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈,可在称谓前加名或姓,如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
(2)给平辈的信。夫妻或恋爱关系,可直接用对方名字,爱称加修饰语或直接用修饰语,如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等;同学、同乡、同事、朋友的信,可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”,如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
(3)给晚辈的信。一般直接写名字,如“乐毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上辈分称谓,如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼,如“孙女”、“儿子”等。
(4)给师长的信,通常只写其性或其名,再加“老师”二字,如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长,也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓,在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”,就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长,往往在姓后加一“老”字,以示尊重,如“戴老”、“周老”,亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见,也有以职务相称的,如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
(5)给一个单位或几个人的信,又不指定姓名的,可写“同志们”、“诸位先生”、““秘书工作”等同志”等。给机关团体的信,可直接写机关团体名称。如““秘书工作”委员会”、““秘书工作”公司”。致机关团体领导人的信,可直接用姓名,加上“同志”、“先生”或职务作称呼,亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。 如果信是同时写给两个人的,两个称呼应上下并排在一起,也可一前一后,尊长者在前。 上述五种场合,有时还可按特殊对象,视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词,以表示敬重或亲密之情。当然,这要用得适宜,如对好友称“尊敬的”,反而显得见外,对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的`”,那就有失检点了。
2。正文 正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同,也常有所变化,如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。 问候语之后,常有几句启始语。如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信,甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。接下来便是正文的主要部分——主体文,即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分,动笔之前,就应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一件事一段落,不要混为一谈。
3。结尾 正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词,不要乱用。(可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。) 结尾的习惯写法有两种:
(1)在正文写完之后,紧接着写“此致”,转一行顶格或空两格写“敬礼”。
(2)不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词,一定要另起一行空两格,不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”,再空两格写上“安好”、“健康”等。
4。署名和日期 在书信最后一行,署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友,可加上自己的称呼,如儿、弟、兄、侄等,后边写名字,不必写姓。如果是写给组织的信,一定要把姓与名全部写上。而在署名之后,有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等,以示尊敬。上述自称,都要和信首的称谓相互吻合。 日期一项,用以注明写完信的时间,写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点,尤其是在旅途中写的信,更应如此。
亲爱的XX:
你好!近来学习忙吗?身体还好吧?嗨,转眼间,我们已分别几个月了。因为刚到新的学校,环境陌生,加上功课太忙,所以,一直没给你写信。不知道你现在的学习情况怎样,你的学习成绩一定进步了吧,不过,你也要保重身体,不然,在升学考的时就会影响你的发挥。好了,下面我就先介绍我们学校的情况。
我就读的学校叫东城小学,现在,我的语文老师是余老师,对我特别关心,我刚转来的时候,余老师还专门指派一个同学帮助我,教我做题的格式,余老师还常常对我嘘寒问暖;数学老师就是我老爸,你想能对我不严格吗?近来,我们学校开展许丰富多彩的活动,如:足球比赛、作文竞赛等,这些活动不仅开发了我们的智力,也增强了我们的体质,而且还培养了我们的进取心。我的学习成绩也有了提高。
我跟你说,我们六月中旬就要考试了,所以,学校规定我们六年级的学生要上到六点半,但同学们一点怨言也没有,都在教室里认真复习,解答题目。为了考进理想的中学,同学们都非常努力。你知道吗,在寒假,我买了一字帖练字,功夫不负有心人,我终于把字练出了一点模样。在开学的第一天,余老师还夸我的字写的不错,当时,我的心里美滋滋的,别提多高兴。还有一次,余老师布置我们背书,那一次,只有我和几个同学背诵了全文,当时,老师还表扬了我们。在新学校里,我努力地去学习,严格要求自己,终于取得了进步。
哦,忘了告诉你,我的身体非常健康,每天都坚持锻炼身体,不要为我担心。
马进聪,我很想念你们,暑假里,找个时间邀约几个要好的同学去玩一玩。
祝你
学习进步,身体健康
你的朋友:XX
X年X月X日
爷爷奶奶:
你们好!
我们也都很想念你们!
这学期我考得不太理想,只是没有考到一百分,真不甘心!
这学期,又一年一度过去了,老师给我写了评语,说我工作很积极,也很认真仔细,是老师的小助手,也是同学们的知心朋友。
爷爷,我看了你的信,我觉得有一句话对我来说,很好:学习如逆水行舟,不进则退,倒退是没有前途的。
爷爷奶奶,这次我虽然没有考一百分,但我不会放弃,我要努力争取考一百分,爷爷奶奶,我不会当学习的尾巴,我要当学习的头。
爷爷,你在信中说,写信是练习写作文,我觉得你说得没错。
爷爷奶奶,祝你们身体健康,我们很想你们快点回来吧!
你们的孙女:XX
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