民政局档案自查报告

张东东老师

  为深入贯彻执行《档案法》及《安徽省档案管理条例》,使档案工作更加规范化、法制化、现代化,按照省民政厅、省档案局《关于开展民政专业档案执法检查的通知》(民办函〔〕85号)文件精神,对照检查内容和要求,对我局档案工作进行了自查,现将自查情况汇报如下:

  一、加强教育,强化意识

  档案工作是一项重要工作,我局领导对档案工作非常重视,严格要求我们要认真做好档案工作,并把档案工作纳入了年度工作目标计划,列入了机关议事日程,列入了考核奖惩范围。为了提高机关干部对档案工作的认识,加强档案工作的依法管理,增强社会档案意识和法制观念,我局组织机关干部职工通过政治理论学习,认真学习《档案法》、《安徽省档案管理条例》、《收养登记档案管理暂行办法》和《婚姻登记档案管理办法》,提高广大机关干部职工学法、懂法、执法的自觉性,严格按照《档案法》、《条例》办事,切实加强档案管理工作。

  二、加强领导,健全组织

  建立健全组织,加强领导是做好档案工作的重要保证。为此,我局成立了以分管副局长为组长,办公室主任为副组长的档案领导小组,根据人员变动及时调整、补充,并明确了由办公室主任主要负责此项工作。档案室确定一名专职档案员、局各股室设5名兼职档案员,具体负责文件材料的收集、整理和立卷归档,确保了档案工作正常有序的开展。每年我们组织对工作人员加以培训,并积极参加县档案局组织的各种培训,以加强档案管理工作力度。

  三、加强制度建设

  制度建设是档案工作的基础性工作,加强制度建设,严格依法做好档案工作,是新形势下对档案工作的迫切要求。我们的制度包括档案归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案鉴定销毁制度、分管档案工作的岗位责任制、档案工作人员岗位责任制、股室兼职档案员岗位责任制以及较规范的'文书档案分类方案,明确了文件材料的归档和不归档范围,确立了档案分类方案,划定了档案材料的保管期限,制定了符合我局实际的档号编制方案。目前,我局档案室保存了各种门类和载体的档案,还收藏了有保存价值的一大批帐外资料。据统计,全局现有档案4949卷。分为6大类:文书档案116卷,人事档案337卷,财会档案891卷,档案资料365卷,结婚、离婚档案3200卷,收养档案40卷。

  四、加强档案工作的日常管理

  民政部门是政府职能部门,涉及业务广、范围大,做好文件、资料的整理、归档工作尤为重要。为此,对档案工作实行了定人定岗,专门管理,特别是由办公室主任抓这项工作以来,积极认真的筹划,根据档案部门的要求,调整了档案室,更换了新铁皮柜,配备了防火、防潮、防光等设备。做到了档案办公两分开,弃掉了脏、乱、潮的工作环境。

  五、档案信息开发利用

  1、编制检索工具,方便使用。根据工作需要,我局共编有各类档案、目录索引12本,其中人名目录4本,案卷目录5本,全引目录3本,方便了查阅和利用。

  2、编写参考资料,开发信息资源。为了适应利用工作的需要,几年来,以档案部门为主,其它部门配合,我局编写了《民政局志》、《大事记》、《全宗介绍》、《档案室简介》等参考资料,开发了档案信息资源,为机关工作、领导决策和社会服务提供了可靠依据,受到了领导和同志们的好评。

  3、利用方式:一是主动服务,根据领导和部门工作需要,调卷送门,提供利用;二是开架阅览,凡需利用档案者,可按规定来阅览室(办公室合用)查阅档案;三是制发档案复制件、函调和电话查询,以上均是无偿服务。

  4、利用效果:利用人事档案为县内外160多人提供了入伍、负伤、牺牲证明材料,落实了追恤评残、定补政策;利用人事档案为优抚优待金清理核查、发放到户提供了准确的住址信息,节省了20多万元优抚资金。

  总之,通过这次档案工作的自查,我局对档案工作有了重新更高的认识,同时也找到工作中的不足之处,相信在检查组的指导、关心、帮助之下,全局档案管理工作将会做得更好、更扎实。