一、 整改活动开展情况
公司根据贵局下发的[20xx]109 号《关于在深圳辖区上市公司全面深入开展规范财务会计基础工作专项活动的通知》(以下简称《通知》)要求,以及《调查问卷》、《常见问题》中对相关具体问题的描述,我司20xx 年11 月20 日前开展了第一阶段的自查工作,认真分析了自查中发现的问题,确定了具体整改期限,明确整改责任人。对深圳证监局走访过程中提出的问题,我们已严格按照要求整改。在对相关问题整改中我们咨询了公司外聘会计师事务所的意见、建议。本次整改以会议、邮件、现场检查等形式督促、跟进整改进度,落实整改情况。
二、 自查发现的问题及整改情况
根据《通知》的目标和要求,各公司的财务会计基础工作应达到以下要求:
(一)各公司应当建立符合规定和适应公司自身发展的财务管理组织架构,做到岗位职责清晰,授权明确合理,不相容职务相互分离,相互制约;财务会计人员具备相关专业知识和专业技能,具备会计从业资格;公司对财务会计人员后续教育有制度性安排。
(二)各公司应当根据相关法律法规的规定,建立健全符合公司
自身经营特点的财务管理和会计核算制度体系并不断予以完善,明确制度的制定和修订流程以及应当履行的决策程序。制度中应包含责任追究条款,对需要进行责任追究的范围、责任认定的具体标准、处罚措施以及责任追究机构和程序等做出明确的规定,责任追究应与绩效考核挂钩。
各公司应当建立财务会计相关负责人管理制度,对财务负责人和会计机构负责人的任职条件、职责、权限、考核等做出规定。财务会计相关负责人管理制度应经公司董事会审议批准。
(三)各公司应加强财务信息系统的建设和管理,保证财务信息系统的独立性,不得与控股股东、实际控制人共用财务信息系统,也不得向控股股东、实际控制人提供任何能够查询、修改公司财务信息系统的权限;公司的财务信息系统应当符合会计电算化相关规定的要求,满足公司的实际需要;公司应加强对财务信息系统用户及其权限的管理。
(四)各公司应当加强会计核算基础工作的规范性,凭证填制符合要求,会计档案归档及时、保管安全;应当切实提高会计核算和财务信息披露水平,能独立编制合并财务报表和报表附注;应当根据《企业会计准则》及相关规定,结合公司所处行业特征和自身生产经营特点,制定明确、恰当的会计政策,并在财务报表附注中详细披露,不得以《企业会计准则》中的原则性规定代替公司的会计政策。
根据上述通知要求(一),我们在自查中依托财务管理组织架构,明确了各岗位职责、优化了工作流程,根据各岗位业务变化,及时进行了修订更新;对集团内各公司会计人员基本情况进行统计,了解会计人员是否具备从业资格;在20xx 年12 月份公司组织安排了“财务部门20xx 年度教育训练计划”。
根据上述通知要求(二),自查中公司根据 《深圳证券交易所股票上市规则》、《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司章程的规定,具体制定了公司内部相关制度、具体业务实施细则,如:《财务负责人制度》等。此次整改中又补充完善了《会计人员继续教育管理制度》、《会计档案管理办法》等制度。
根据上述通知要求(三),自查中公司规模急速发展,经营模式的不断创新,流程操作更新加快,在财务信息系统方面已加强建设和管理,公司ERP 系统已升级至用友8.9.0 版本,人员操作权限由信息部严格控制,职责分明。为适应公司发展需要,公司已增加了费用预算模块,采用用友软件中的集团预算应用模式,包括深圳、苏州、南昌的预算与业务报销都使用了该模式进行管理,从预算管理设定、预算表的编制、预算的控制与分析,以及日常报销的业务均按照集团模式统一进行。这种模式有利于集团的集中管控,并能够独立部署预算与报销的 IT 系统,利于进行日常维护和风险的管理。合同管理模块,主要为设备、工程、维修、租赁等大型资产合同从签订到付款等全部流程都在ERP 系统中管理,固定资产请购单采用系统打印代替手工单据,极大方便了公司资产合同的管理。网上报销、委外加工、人力资源工资系统、供应商管理平台等模块,这些模块已陆续投入使用。
根据上述通知要求(四),自查中公司进一步强调凭证填制规范要求,摘要简明清晰、科目使用规范、合理。会计档案及时归档、保管,制定了《会计档案管理办法》,并已遵照执行。根据《企业会计准则》及相关规定,制定了具体明确的适合公司生产经营特点的记账基础和记量属性、外币业务核算方法、收入确认原则、存货核算方法等相关会计政策、会计估计、会计差错更正方法。
针对在自查中发现问题及具体整改情况如下:
1. 财务人员和机构设置基本情况
存在的问题:财务部分人员暂未取得会计从业资格证。
整改措施:根据《会计法》、《深圳市会计条例》中对会计人员资格的相关规定,按照《深圳市会计条例》中第十条:“取得会计从业资格证书的人员,方可从事会计工作”要求,公司对集团内各公司会计人员基本情况进行统计,审查各会计人员的从业资格,通知未取得会计证人员在最近一个周期考取,人事部门将此作为后续财务人员招聘录用条件之一。
整改结果:未取得会计证人员将在20xx 年6 月份深圳财政局会计证资格考试报名期间内考取,12 月参加财会电算化考试,预计年底可取得会计从业资格证书。
2. 会计核算基础工作规范性情况
存在的问题:对合并范围往来定期对账,每月一次明细账核对,只是核对正确,未对结果签字确认。
整改措施:进一步明确、规范各会计人员岗位职责,完善各往来对账手续,从此次财务会计基础工作自查之日起销售会计已按月及时与苏州、南昌子公司往来对账,在次月10 号前完成对账工作,由双方签章确认,现已遵照执行。
整改结果:从20xx 年11 月起销售会计已对内部往来对账双方签章确认,后续持续监督执行。
3. 资金管理和控制情况
存在问题:
(1).出纳人员获取部分银行未实施快递派送的银行对帐单;(2).部分银行存款余额调节表未复核。
整改措施:
(1).明确出纳岗位工作职责,加强出纳工作管理,更换由其他会计人员从银行索取银行对帐单,做到相互牵制,明确责任;
(2).监督检查银行存款余额调节表签批手续完整,并且指定专人复核,在每一账户银行存款余额调节表完成后,对银行存款余额调节表统一填制汇总表,核对银行存款明细科目,以防相关表档遗漏。
整改结果:
(1).出纳人员从银行获取银行对账单,已整改安排由财务部会计人员从银行索取银行对帐单。
(2).部分银行存款余额调节表未有专人复核,已整改由资金部负责人复核,并且签名确认。
4、企业财务管理制度建设和执行情况
存在问题:公司财务制度体系建设不完善,相关制度没有更新,存在部分已在执行的工作流程,没有形成书面制度文件。
整改措施:公司依据企业会计制度,企业会计准则,企业内部控制基本规范等相关法律法规,结合公司业务特点,完善相关财务管理制度,并将已经实际执行的制度书面固化。根据公司业务发展变化,及时修订更新相关制度。
整改结果:现已补充部分制度:如《会计人员继续教育管理制度》、《会计档案管理办法》等。后续据实补充修订,进一步完善公司制度建设,并严格遵照执行。
5、母公司对子公司财务管理和控制情况
存在问题:公司对子公司的资金情况进行不定期的财务、审计专项检查,财务、审计检查资料尚未形成明确、固定的制度控制。
整改措施:发布公司相关审计、财务检查工作规范制度,后续对子公司检查结果形成书面报告材料。对子公司财务人员的录用、晋升、调动均通过母公司集团财务中心审核,报母公司总经理批准后执行。子公司经营支出须经母公司进行审批。由子公司填写申请审批后转深圳财务中心进行审批,最后经董事长批准。母公司资金部负责人对子公司日常资金进行监控及管理,子公司每日发银行、现金日报表到母公司资金部负责人,负责人根据资金申请情况邮件指令补充收付款所需资金。
整改结果:公司制定发布 《内部审计制度》,对子公司专项检查结果出具了书面的内部审计、检查报告材料。通过整改,进一步加强巡检工作管理,规范人员招聘流程、切实履行好资金审批权限,不断提升财务、审计检查工作效率,保证公司资产安全。
三、证监局走访提出问题及整改情况
深圳证监局于20xx 年12 月份对我公司现场走访检查了有关财务制度、资金管理、财务核算、内部控制、信息系统等相关方面问题,针对证监局提出的问题,我公司按照要求已全部整改并取得良好的效果,现就整改情况报告如下:
1. 关于票据管理问题
存在问题:支票管理登记、领用记录不齐全、规范。只有领用记录,未有登记购买记录。
整改措施:建立票据管理登记台账,严格登记购买支票日期、数量及支票号码、签收人、单位等票据信息。
整改结果:票据管理在整改中已按要求改正。严格票据管理,完善了台账登记内容,并遵照执行。
2. 现金日记账、银行日记账登记问题
存在问题:缺少手工登记现金日记账、银行存款日记账。
整改措施:专项活动自查开展时,即已安排出纳补录现金、银行存款日记账,贵局在走访过程中已补录了大部分月份日记账。
整改结果:手工现金、银行存款日记账现已按要求补录完毕,后续出纳严格按照要求及时登记、日清月结。
3. 关联方、董高监日常出差报销用借款问题
存在问题:存在关联方、关联股东、关联自然人、董事、监事、高管在公司有临时借款,此借款全部为日常出差用的临时借款。
整改措施:公司已通知要求有在公司借款的关联方、关联股东、关联自然人、董事、监事、高管立即归还所借日常未报销完款项。公司发布了《防范大股东及关联方资金占用专项制度》,并且已遵照执行。
整改结果:经过整改公司在20xx年12月31 日前所有关联方、董高监在公司的日常出差部分借款已报销,未报销借款部分已全部归还公司。
四、 持续完善事项的长效机制和责任人
通过此次会计基础工作专项自查整改活动,我公司根据相关法律法规的规定结合公司自身的实际财务管理情况及时修订和完善财务会计流程体系,建立了财务会计基础工作规范化的长效机制。对公司存在的问题进行了深刻剖析和反思,并进行了认真整改,进一步提高我公司财务会计管理工作。今后我们将不断学习有关法律、法规和规章制度,加强与监管部门的联系,不断提高依法规范运作的水平。
一、强化领导,明确职责分工。
我乡环境保护工作,党委、政府高度重视,尤其是今年的环境卫生综合整治行动和创建环境保护模范城区行动,均成立了工作领导小组,由乡党委书记担任组长,乡长任副组长,班子成员为成员,相关科室、村和有关单位为成员单位。领导小组下设办公室,负责日常组织、协调、资料收集、汇总上报工作。领导小组定期召集专题工作会,及时解决各项工作中存在的问题,并制定整改措施。形成了各部门、村齐抓共管的良好管理局面。
二、加强宣传,提高认识水平。
我乡因有工业园区和化工园区的落户,由此产生的各类环境问题也凸现出来。针对这些问题,我乡利用闭路电视、张贴宣传画、书写横幅、发放宣传资料等多种形式对企业和居民进行了广泛的宣传教育。并形成乡村宣传网络,实现创模环保宣传全覆盖。在各村、社区设置环保义务督察员,加强了环保宣传及监督工作。全年共计张贴宣传画260处,书写横幅、标语68幅,发放宣传资料16500余份,营造了良好环保宣传氛围。
三、狠抓落实,确保完成任务。
结合市县相关部门下达的各项目标任务,我乡进行了细化分工,落实责任任务,组织机关干部全力以赴,确保各项目标任务按时完成。
我乡共纠正违规使用燃煤5处,没收销毁燃煤炉具5个,取缔燃煤销售点2处。建立了日常监督巡查制度,并开通投诉电话,受理村民相关投诉。防止新增燃煤使用点及反弹情况出现。为进一步提高我乡环境卫生管理水平,完善设施配套建设,实施了一系列工程项目:新增垃圾清运箱体10个,配置双体式不锈钢果皮箱80个,新装路灯照明设施20余处。
四、主要矛盾问题。
1、园区工程项目建设对我乡环保工作造成冲击。项目工地不文明施工行为常有发生,噪音、炮损、扬尘污染、带泥上路、冒装撒漏等情况严重影响了我镇环境卫生状况,群众关于噪音、扬尘等问题反映十分强烈。
2、农村污染治理有待进步加强。农村部分区域生活污水、生活垃圾尚未得到有效处理,农村环保基础设施薄弱。
3、各村缺少必备的排污处理设施。
五、下一步工作计划。
一是加强监管防控工作。我乡将加强日常巡查监管,一经发现相关企业出现违规排污情况,立即进行制止,向县环保局执法大队报告。
二是继续加大宣传力度,确保年底环保工作知晓度达到考核指标。使环保工作深入人心,营造人人参与的浓郁社会氛围,动员全社会关心、支持环保工作开展。
三是做好无烟区创建工作,全面铺开噪音防治、扬尘污染控制等工作,力求全乡环境质量得到整体提升。
恒泰长财证券有限责任公司(以下简称“恒泰长财”)作为广东精艺金属股份有限公司(以下简称“精艺股份”或“公司”)持续督导的保荐机构,根据《证券发行上市保荐业务管理办法》、《企业内部控制基本规范》、《深圳证券交易所股票上市规则》(20xx年修订)、《深圳证券交易所上市公司保荐工作指引》(20xx年修订)、《深圳证券交易所中小企业板上市公司规范运作指引》等有关法律、法规和规范性文件的规定,对精艺股份《20xx年度内部控制评价报告》及《内部控制规则落实自查表》有关内容进行了审慎核查,具体情况如下:
一、保荐机构进行的核查工作
恒泰长财指派担任精艺股份持续督导工作的保荐代表人就精艺股份内部控制制度的制定和运行情况等有关事项与精艺股份董事、监事、高级管理人员以及内部审计部等相关部门进行了沟通,查阅了精艺股份股东大会、董事会、监事会、董事会各专门委员会会议的相关资料、公司章程、三会议事规则、投资者管理制度、信息披露制度等相关文件以及其他相关内部控制制度、业务管理规则等,从公司内部控制环境、内部控制制度建设、内部控制实施情况等多方面对公司内部控制制度的完整性、合理性和有效性进行了核查,并对精艺股份《20xx年度内部控制评价报告》及《内部控制规则落实自查表》进行了逐项核查。
二、公司内部控制评价结论
根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。
根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准
日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。
自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。
三、公司内部控制评价工作情况
(一)内部控制评价范围
公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。
1、纳入评价的主要单位包括:广东精艺金属股份有限公司、佛山市顺德区精艺万希铜业有限公司、广东精艺销售有限公司、芜湖精艺铜业有限公司、飞鸿国际发展有限公司。纳入评价范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的100%,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的99.51%。
2、纳入评价范围的主要业务和事项有:组织架构、企业文化,人力资源、制度建设、资金活动、资产管理、销售管理、财务报告、信息披露管理、子公司管理、关联交易、对外担保、期货套保、风险投资等业务。
(1)组织架构
公司建立了以股东大会、董事会、监事会和经营管理层为主体、规范运作的法人治理结构,根据公司战略规划设置了与公司生产经营和规模相适应的组织职能机构和二级产业管理模式,建立了相应的授权、检查和逐级负责制度,贯彻了不兼容职务相互分离的原则,形成了相互制衡机制,保证了董事会及经营管理层指令的贯彻执行,保障了公司运营的规范有序运行。
(2)企业文化
随着经营形式的变化,公司以“为员工提供适合培育才智发现的多元化、包容的环境,创造并传递创新知识,建立可持续发展的创新型多元化产业集团”为企业愿望,秉承“尊重知识、认同价值、责任分清、利益共享”的核心价值观,坚持以人为本,科学发展,实现了公司持续、稳健、和谐发展。
(3)人力资源
公司建立和实施了较科学的聘用、培训、教育、考核、奖惩、晋升、淘汰等人事管理制度,对人员引进、劳动合同订立、考勤管理、薪酬结构、绩效奖惩等各个环节进行规范,形成了有效的激励机制。
(4)制度建设
为了加强和规范企业内部控制,提高企业经营管理水平和风险防范能力,结合公司实际情况及需要,20xx年度公司制定了《风险投资管理制度》、《股东大会网络投票实施细则》、《限制性股票激励计划实施考核管理办法》,进一步修订了《公司章程》、《股东大会议事规则》等内部控制管理制度。
(5)资金活动
针对资金管理工作,公司及各重要业务子公司均建立了完善的管理制度,包括资金使用审批、对外投资、货币资金管理等方面。公司严格按照相关管理制度做好资金管理工作,确保公司资金使用符合合理性、效率性、安全性的原则,确保为公司发展提供充足的资金支持。
(6)资产管理
公司制定了较为完善的《固定资产管理制度》,对公司固定资产的购置、登记、管理、处置以及相关财务核算进行了明确规定。公司对固定资产进行严格的登记、管理及记录,严格控制固定资产的日常管理和维护,保护固定资产安全。
(7)销售业务
各销售机构在管理层的指导下,对行业和市场进行深入的研究和预测,在此基础上,按照公司项目发展战略和总体运营目标,制定、调整销售计划和销售策略,确保销售业务的顺利进行。
(8)财务报告
公司财务部门直接负责编制公司财务报告,严格按照国家会计政策等法律法规和公司相关内控制度的规定完成工作,确保公司财务报告真实、准确、完整。
针对公司年度财务报告,公司按照规定聘请会计师事务所进行审计,并在审计基础上由会计师事务所出具审计报告,保证公司财务报告不存在重大差错。同时,对于财务报告的信息披露工作,按照公司信息披露管理的制度执行,在此过程中对相关内幕信息知情人进行及时的登记监督,保证公司财务信息不会提前泄露。
(9)信息披露
公司根据《上市公司信息披露管理办法》、《深圳证券交易所中小企业板上市公司规范运作指引》等规定,并结合自身实际情况制定了《信息披露管理办法》、
《投资者关系管理办法》、《内幕信息知情人管理制度》、《外部信息使用人管理制度》、《重大信息内部报告制度》、《年报信息披露重大差错责任追究制度》、《独立董事年度报告工作制度》等制度规定,明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序、传递范围,做好对信息的合理筛选、核对、分析、整合,确保信息的及时、有效。利用EAS、ERP系统、内部局域网等现代化信息平台,使得各管理层级、各部门、各业务单位以及员工与管理层之间信息传递更迅速、顺畅,沟通更便捷、有效。
(10)子公司管理
为加强子公司的管理,确保子公司规范、高效、有序的运作,促进子公司健康发展,提升公司整体资产运营质量,维护公司和投资者的合法权益,根据我国《公司法》、《证券法》、《深圳证券交易所股票上市规则》等法律、行政法规、部门规章、规范性文件及公司《章程》等的有关规定,结合公司实际情况,制定了《子公司管理制度》。截止20xx年12月31日,公司共有四家全资子公司。按制度要求,公司主要通过向各控股子公司及参股公司委派董事、监事、高级管理人员,加强对其财务工作监督,重大信息沟通和日常工作监管等方式对控股子公司及参股公司进行监控,上述控股子公司不存在违反法律法规的情形。
一、管理方面:
建筑施工企业的生命在于市场,没有市场、没有施工任务就必将走向衰亡,而质量是企业生存的保障,我们在保证工程施工质量的前提下,建立了良好的奖惩制度,对于节约材料、节省工时及质量过硬的工程的主要施工人员给予经济上的奖励,并列为先进生产者的候选人。
年初,在工作管理计划中,列入了计件工作制度,对于可计件施工的分项工程,根据施工中积累的定额工作量,由施工人员向队长分段承包施工,提前完成计划任务的,所挣工日按30元/工日计算,当月兑现,不能完成计件工作者,所亏损耗用的工日按xx元/工日计算,从当月工资内扣除,并且完成定额者不得提前下班。随着计件制度的实施,在实行此制度的工程中极大的提高了施工人员的工作积极性,在保证质量的前提下,极大的加快了工程的施工进度。
二、工程施工方面:
本年度安装处共施工了16幢工程,已竣工工程8幢,决算定案工程13幢,决算造价xx元,累计审掉xx元。
由于各工程主体施工期密集,而电气施工人员短缺,为此,我们通过水电暖施工人员之间的相互调度、协调或者一人兼顾多个工程,来保证工程的顺利进行,已免影响整个工程的`总体进度:
某高层住宅楼主体工程接近完工时,我们抽调大量人力,集中进行了电气工程的管内穿线工作,从而在土建方进入内墙抹灰施工前,顺利完成了管内穿线工作,避免了窝工现象的发生,保证了工程的整体施工进度。
引入管是住户室内支管与室外干管的连接管,它是联系室内外的桥梁,随着住宅功能的不断完善,引入管的数量也逐步增加,暴露的问题也越来越多,施工中经常发生进户管标高与基础圈梁标高相矛盾的现象,有时管道安装到此处被迫改变原有的走向,有的管道不得不紧贴基础圈梁敷设,当基础下沉时,管道甚至受力断裂;为彻底杜绝此类事件的发生,对所有工程的图纸都与土建结构图纸进行对比,发现问题及时与甲方、设计方协商解决;泰祥高层住宅楼工艺复杂,涉及分部、分项工程多、技术含量高,引入管多,而地下室部分基础、外墙均为混凝土,为保证预留、预埋位置准确、不漏不错,在施工前期,我们组织技术员、水电暖各班组施工人员对图纸内容进行了详细的琢磨、研究,电气逐回路、暖卫逐根管线进行分析,同时对照土建施工图分析其标高、位置及平、立面图的标注是否存在矛盾,对存在疑问的地方及时与监理方、甲方取得联系,并要求设计人员给予及时准确的答复,形成书面形式的变更文件或图纸会审记录;施工中,由技术员对照各专业施工图纸,提前绘制出穿墙套管隐蔽工程验收图,对照其施工,于施工后及时通知监理方、甲方共同对照施工图纸逐个套管核实位置、标高,形成隐蔽验收记录,且签章齐全,从而保证了工程的顺利进行。
在施工管理过程中,我处以施工工艺规程为依据,对各个施工工程进行严格的检查与监督,发现问题及时提出,必要时进行停工返修,使现场操作人员意识到,工程质量是企业的生命,是关系人民生命和财产安全的大问题,使施工班组懂得工程质量是生产出来的,而不是检查出来的。
总之,我们在施工过程中,始终把施工质量放在第一位,运用技术和管理相结合,狠抓工程质量管理,抓好工程材料质量关,严格执行施工工艺规程,勤检查、勤督促,来提高班组的生产技能,运用奖罚制度抓好工程质量。
三、材料管理方面:
针对目前大部分工程均由甲方供应材料,安装工程利润极其有限的情况,我们意识到,只有从材料的管理及对预算员的工作能力着手,才有可能提升安装工程的利润空间。所以,我们安装处严格执行年初制定的材料管理办法,通过实际出库材料数量与预决算材料数量进行比较,从而发现材料的浪费或丢失情况,对节省材料的工程主要施工人员予以奖励,而对浪费或丢失材料严重的工程,则根据实际损失材料数量,对工地主要施工人员进行罚款,真正做到了奖罚分明,提高了工人在保证质量的前提下节约材料的意识,以达到最终创造良好经济效益的目的。
同时,预决算材料数量与出库材料数量的比较过程,可以防止预算员对工程量的遗漏,在材料数量不符的情况下,预算员和施工人员共同对照图纸计算工程量的过程,可提高预算员计算工程量的准确性,加强其对图纸的理解能力,从而避免漏项、漏算,提高了预算员的业务素质,保证了预决算的准确性。
综上所述,xx年我们安装施工处克服了各种困难,制定了计件工作制度,通过干部、职工的共同努力,最终我们完成产值360万元,实现利润108万元,顺利完成了公司的上缴指标和职工的年底分配任务,虽然我们在xx年取得了一些成绩,但也存在着许多不足,在成绩方面,我们要再接再励,继续发扬良好的工作作风和传统;在不足方面,我们要脚踏实地的进行优化、整改、完善,力争在20xx年度取得更好的成绩,踏上新的台阶。
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