档案管理的工作鉴定
1、编制档案保管期限表。
档案保管期限表是用表册形式列举档案的来源、内容和形式,并指明档案保管期限的一种指导性文件。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据。
档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成,其中,条款和保管期限是最基本的项目。
(1)顺序号。
顺序号是按照条款的系统排列顺序统一编的序号。它起着固定条款的排列位置和顺序的作用,也可作为鉴定时引用条款的代号。
(2)条款。
条款是一组类型相同的文件的名称和标题。每一条款应代表一组有内在联系的价值相同的文件。有时,为了使条款简洁醒目,也可以将价值不同的而有联系的一组文件写成一个条款,在条款下面分别指出其不同的保管期限。条款的拟制一般不宜过多过细,应具有一定的概括性,但范围也不能过宽。条款较多的保管期限表还须把条款加以分类。
(3)保管期限。
保管期限分为永久保存和定期保存。永久保存就是无限期地尽可能长远地保存下去,定期保存就是只保存一定的年限,保管期满后即可销毁。长期保存一般是指档案须保存16~50年;短期保存一般是指15年以下。
定期保存的时间计算方法一般是从文件产生后的第二年起计算,有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案到保管期满后还须复查,如发现有继续需要保存的,仍应保存下去,有的延长保管期限,有的转为永久保存。
对于机关档案保管期限表,其中,短期和长期的期限也可视需要指出明确的年限,如短期保管的文件保管年限又可分为3年、5年、XX年等,长期保管的文件保管年限分为20年、25年、30年等。
(4)附注。
附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。例如,有些合同、协议书、借据的保管期限往往需要从有效期满后算起,就可在保管期限后注明“失效后”字样。
(5) 说明。
说明是对保管期限表所作的总的说明,一般包括保管期限表的适用范围、结构、制定的`依据、保管期限的计算方法以及其他需要说明的事项。
以上只是档案保管期限表一般的结构,可以根据各种档案保管期限表的特点增加或减少某些项目。
2、编制“档案销毁清册”。
档案销毁清册是准备剔除销毁的档案文件的登记簿,它是供领导人审查批准的表册,同时也是日后查考档案销毁情况的凭据。
档案销毁清册应由登记顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、数量、原保管期限、销毁原因、备注等项目组成。每一清册应编制一式两份,一份留档案馆(室)备查,一份送机关领导人审查批准。如果须送上级机关或档案行政管理机关批准,就应多备一份。同时报送两份,其中一份经审批后退回。
3、档案的销毁。
为了慎重起见,已经被批准准许销毁的档案不应立刻销毁,而应暂时存放一段时间,待确认确实无价值时再进行销毁,以免造成不可挽回的损失。
批准销毁的档案一般应该直接送造纸厂化为纸浆或者就地焚毁。为了保守机密,应销毁的档案一般不得留作它用,更不允许倒卖出售。档案销毁工作是一个非常严肃的工作,一般由档案部门会同保卫、保密部门进行,并由专人销毁、专人监销。销毁完毕后,销毁人和监销人都要在销毁清册上签名盖章,并注明“已销毁”字样和销毁日期。
如有个别档案未被批准销毁,可在“销毁清册”上做出适当的说明。对于已销毁的档案,也应在检索工作上注明“销毁”字样加以说明。
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