怎样才能写好工作总结?

马振华老师

每逢年底考核,上级工作组来检查,或者大型会议的交流,都要对本地区、本单位的工作进行系统总结,梳理汇总出那么几条特色、亮点、经验,算是对整体工作的一个安慰。今天根据一个朋友的总结,简要说一下,如何写好工作总结。

第一、总结的基本结构

工作总结就内容来讲,包括基本情况和体会两大块。基本情况就是做的什么工作、怎么做的、取得了什么效果、还存在什么问题;体会是一种谦虚的说法,有的也叫启示,其实就是工作中取得的经验。

工作总结的结构包括开头、情况、体会三部分,也有一些工作总结没有专门的体会部分,合并在情况部分写,或者干脆不写。具体的结构方法大致有三种:

一种是纵式结构法。也就是按照工作进展的过程来写,从交代背景到工作展开的步骤、方法、成效、体会一路写来,这种方法常用于单项工作总结。这种结构比较简单,只要是按照事情发展的过程、前因后果讲清楚,就能够达到层次分明,脉络清楚的效果。

一种是横式结构法。也就是不按工作过程而是按照不同内容和特点来安排层次,它们之间是并列关系。这种方法常见于综合性工作总结。

所谓综合性,就是一个地方一个单位的数项工作的同时总结,所以不宜用纵式结构法。这种结构通常是“中间大、两头小”,也就是开头部分简写,情况部分详写,体会部分又较简练。因为数项工作内容同时展开,在排列顺序、叙述方法上要有所讲究,做到布局合理,主次分明。

再一种是纵横式交叉结构法。也就是数项工作同时总结,体会不单独作为一个部分,而分别附着于各项工作之中,也就是说,主体部分的每一个层次都是既谈情况又谈体会,这是纵式;而若干层次呈并列关系,又是横式。这种结构方法的难点在于,每一层次的情况和体会要做到夹叙夹议,水乳交融,而不能机械地划分为两段式,否则就会给人以拼凑之感。

不管采取何种方法,工作总结的结构需要遵循三条原则:

一是全面。工作总结要反映的是全局的工作或某项工作的全貌,所以在内容安排上要考虑到方方面面,是全局工作就不能遗漏了哪个方面,是单项工作就不能遗漏了哪项环节,否则会影响工作总结的客观性和全面性。

二是紧凑。也就是材料安排要环环相扣,富有条理性和逻辑性,避免凌乱无序;谈工作体会要扣紧材料,根据材料进行提炼和升华,避免相互脱离。

三是精炼。与任何机关文稿一样,工作总结也要力求精炼简短,同时要处理好精炼与全面的关系,既不能因为片面追求精炼而削足适履,把该写的东西精炼掉,也不能因为追求全面而毫无节制,把篇幅拉得太长。在全面的基础上力求精炼,二者不可偏废。

第二、详尽占有材料

起草工作总结的一个诀窍,就是做好起草前的准备工作,力求详尽占有所需材料。

首先,调查情况要全面。要想写一个好的工作总结,即能反映事物的本质、能说明实际问题、能给人以启迪的总结,需要对工作的全过程进行系统的而不是片面的、深入的而不是肤浅的调查,需要掌握全面而不是零碎的、具体的而不是原则的情况,需要挖掘能启发人思考、具有指导价值的素材。了解情况越细,掌握情况越多,情况吃得越透,写起总结来才能得心应手,运用自如。

一是在调查的内容上,主要是围绕对“今年(或上半年、前段)形势怎么看,明年(或下半年、下步)工作怎么干”来展开的,着重调查对全年(或当前)基本形势的估价、对存在问题的分析、对做好明年(或下步)工作的意见和建议,等等。有时还需要弄清对总结影响较大的事例,弄清今年与去年、这段与前段工作的相互影响。

二是在调查的时机上,一般是在下级年终(或半年)正在进行总结时或搞完总结时为好。这样有利于从下级摆的成绩、谈的经验、理的问题、找的教训中,吸取典型生动的情况和新鲜深刻的观点,使工作总结具有群众基础和一定的广度、深度。

三是在调查的对象上,主要是领导干部和机关综合部门的负责人,有时也可以开一些机关干部、基层干部和群众座谈会。

四是在调查的形式上,主要是找领导个别交谈、召开座谈会和调阅下级的工作总结及有关材料,必要时也可参加下级的工作总结会议。

其二,挖掘事实要准确。实事求是地反映情况,是起草工作的起码要求。对重要材料要认真核实,尤其在需要列举典型事例时,要搞清楚这个典型是否真有那么好,能不能站得住脚,写上去人家服气不服气。列举数字同样注意这一点,不能平想当然,不能统计加估计。