这本书是讲如何开会的,相信来看这篇文章的人大都也有开会的经历,这几乎是一个跟吃饭睡觉一样常见的行为,但无论在企业还是在机构中,虽然会多,但开会的效率总体来说还是比较低,大部分现实情况,都是靠个人经验或者召集会议人物的权威来完成一个效果,完全依赖经验或权威人物是不可能,建立一个制度才是开会效率的保证,《罗伯特议事规则》就属于开会制度建设的定位导航仪器,可以提供一些有方向的建议,简单说说;
第一,其实这本书更像一本精密仪器的维护手册,非常严谨,条理清晰,将通常会议中的五类群体都有明显的区分,五类群体为多数方,少数方,成员个体,成员整体和缺席人,划清了个体利益与整体利益的边界,少数人也有少数人的利益,人数多也未必就都是正确的决定;
第二、这本书已经出版超过十次,中文版第一版本还是孙中山先生亲自翻译的,最主要的在不断出版的过程中,书里的议程也在同步进化,做过重大修订,但罗伯特将军的初衷一直没有改变,就是避免开会那种由各种分歧不能协调所带来的混乱,而是既保证原则性的稳定,还要用适合的方法保障适应性,在这两者之间找到最好的平衡点;
第三、本书虽然基本把开会可能出现的所有状况都有考虑,差不多也就这些,但在解决方案上都是建议,而且很有弹性,不是那种必须没商量的,有典型的状况,基本开会就会出现的,也有个别会议才有的状况,本书不会推荐什么最佳解决方案,这很科学,因为会议虽多,但每场会议无论大小也都有自己的特点,怎么可能会有一种万能的方法可以解决?
第四、《罗伯特议事规则》这本书真的只是一本关于开会的书,它成书的基础就是无数次的会议和各种常识,书中的措辞和语言非常中肯客观,不带任何乱七八糟的色彩,所以无论身处什么环境,都可以从这本书中找到需要的内容;
以上是对这本书的简单介绍,其中的精华是开会的十二条基本原则,这里就不一一列出,太占篇幅,想看的同学可以随便搜索一下就会找到,我只说,能够将这么多会议凝练出十二条原则,这个不容易,里面有三个核心特点,我说一下,希望对大家有帮助。
首先,开会要把议题背景说清,不是所有人都同一个维度同一个视角,必须要统一认证,才能更好沟通,沟通的时候对事不对人。
其次,有事说事,不要动不动就“你这个人不好”,不要用道德来说谁,大家都一样,如果能用数据说明解决的,就不要夸张或指控。
最后,开会的目的是达成共识,文明的流程有助于实现这个目标,说服辩论妥协都是手段;今天你开会了吗?
你知道什么叫开会吗?你知道为什么要开会吗?你知道怎么去开会吗?用“叶氏三角度追问法”,你会突然发现自己对于会议这个神奇的东西,简直是一无所知。
中国旧时有一个词语,叫“文山会海”,我无法统计上上下下究竟有多少份红头文件在漫天飞舞,但是每一秒都肯定有人在开会——当然,大多数开会的人事实上都并没有在进行会议,他们只是在瞎折腾。
显而易见的是大部分人对开会持有厌恶的态度,无非是某领导高谈阔论,台下昏昏欲睡,抑或争执不休,拳脚相加。这不怪他们偏颇,而是当下的中国人确实没有会议意识。
亨利·马丁·罗伯特将军在写下最初版的《罗伯特议事规则》时说过:“离开了规则,每个人都自由行事,结果就是每个人都得不到真正的自由。”随着罗伯特的后人和更多的议事专家的丰富和完善,《罗伯特议事规则》已经成为了一本数十万字的巨著。
什么是会议?会议是一个群体针对某一个特定的事项进行商议并希望获得某种结论的行动。因此会议的显著特征是群体性,之所以要“商议”,代表我们并不信任由个体独立判断而得出的结论足够客观公允和精准妥当,我们寄希望于通过讨论让每个人的思想和利益在会议之后群体的共同行动中得到体现——这是我们对“为什么”的回答。
这首先是一个民主的过程,因为如果不民主,就不需要会议。会议存在这个事实本身就意味着每个参会主体的平等性,因此领导滔滔不绝而台下昏昏欲睡的实在不能算会议,只能称之为“领导思想宣告会”。
孙文先生对此理解得很透彻,在《民权初步》中所作的序中,他写道:凡欲负国民之责任者,不可不习此书。凡欲固结吾国之人心,纠合吾国之民力者,不可不熟习此书,而遍传之国人,使成为一普通之常识。由此可见,孙文先生把这本著作视为民权的基础,也是中国民主制度成功的前提。
由是,“怎么去开会”这个问题也就迎刃而解,一条根本原则应当是:保证每个人的平等地位,维护每个人的正当权利,尽可能地提高效率而使得对议题的探讨尽快得出结论以便于执行。
我并不愿就整一个议事规则大谈特谈,事实上也没有那么多的笔墨。我所认为最重要的,正是这一份“规则”所拥有的超越规则的思想:民主、法治、权利保护与制衡、程序正当、程序性竞争、效率与公平……而这些思想正是解决当今社会诸多问题的`办法,他们的作用千百年来已经得到了验证。
有非常多的人,尤其是国人,对于规则有一种病态的反感,认为规则和效率并不相容,千百年来尽皆如此。我们常常缺乏按章办事的思想,大多数规章又臭又长且无人问津,“人治”千年流传。
“规矩是死的,人是活的。”在这个神圣的口号下,一切对规则的破坏都是合理的,甚至有人放言“效率至上”天经地义。他们实在忽视了规则本真的含义:共同利益的最大化。
很多人没有理解,之所以需要规矩,就是因为“人是活的”。每个人的价值取向和利益需求是不完全一致的,那么其行为也不可能是完全一致的。行人想快点过马路,司机也那么想,一个十字路口就可能出现一起连环车祸。但我们综合各方利益需求之后制定了交通规则,这意味着只要遵守它,社会的共同利益是可以得到充分保障的——那么对于每个人来讲这都应该是最好的结果。
说到这里就不得不提及“程序的正当”或“程序正义”,因为《罗伯特议事规则》的核心事实上是程序的正义。也就是说,只要在规则允许范围内,一切行为都是正当的;假若规则不允许,那么一切行为都是不正当的。
这正是古希腊时期的“明文法”思想,由于最初始的自然法可以被贵族阶级随意解释,而解释者不可能做出不利于自己的判决,因此平民总是受损,而制定明文法之后只要遵从条文就可以了。举一个极端的例子,如果有法律规定“任何时候行人都不可以横穿马路。”那么这时候即使有个持枪犯罪者对你说,你不横穿马路他就要杀死附近所有的路人,你也应该遵守前一条规则。
因此一个完备的规则是应该考虑各种特殊情况的,尤其应该注意保护少数人的利益不受多数人的侵犯。《罗伯特议事规则》中充满了这样的思想,事实上这本书并不反对你利用规则的漏洞——比如当会议少数方不希望通过某个决议而看起来又很难阻止的话,可以投赞成票成为获胜方并在投票之后要求会议在下个会期中“重新考虑并先记录”——因为重新考虑的权利只在于获胜方。规则中特地点明了相当多类似的“漏洞”,事实上在议事专家们看来这是一种维护少数方权利的有效办法。
无论是昏昏欲睡的领导宣讲会,还是争执不休的吵架场,无疑都不可能达成什么有质量的决定。而看起来规则繁琐礼节繁多的在议事规则指导下的会议,却考虑了方方面面避免了各种问题,这可能是中西方思想的差异,更可能给我们展示了一个美好的社会前景。
让我们以罗伯特先生的话作结:民主最大的教训,就是让强势一方懂得他们应该让弱势一方有机会充分、自由地表达自己的意见,而让弱势一方明白既然他们的意见不占多数,就应该体面地让步,把对方的观点作为全体的决定来承认,积极地参与实施,同时他们仍有权利通过规则来改变局势。
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