批复与函写作要求

　　批复与函写作要求

　　批复

　　(一)批复及其适用范围

　　《国家行政机关公文处理办法》规定：“答复请示事项，用‘批复’”。这一规定表明了以下两个特点：第一，批复是上级机关对下级机关行文，不用于平行或不相隶属机关之间;第二，批复是针对下级机关的请示事项给予具体答复的指示性公文，具有明确的针对性与指示性。例如中国烟草总公司、国家物价局《关于调整贵州省青、黄烤烟收购价格的批复》就是针对贵州省物价局、贵州省烟草公司关于调整该省烤烟收购价格的请示事项而发的。

　　在实际运用中，常见将批示与批复混淆，或以领导批示代批复的现象。

　　批示与批复有以下几点区别：

　　①批复是国务院规定的10类15种公文之一，而批示不是正式公文，仅仅是书面意见。根据领导批示的精神可拟定指示、批复、决定等指定性公文;

　　②批复是针对下级机关的请示而发。批示适用面较宽，除请示外，还可对报告、通报等公文以及总结、调查报告等事务文书做批示;

　　③批复答复面窄，只限于原请示机关;批示答复面宽，除主送原请示机关外，还可转发有关单位参照执行。

　　(二)批复的写作要求

　　1.标题。批复的标题由发文单位、事由、公文种类三部份组成。事由要明确表示出批复的针对性。以便收文机关(即原请示的发文机关)一目了然是针对他的答复、指示，而不致贻误工作。例如《国务院关于将轻工业部烟草专卖局改为国家烟草专卖局的批复》，又如《商业部关于毛竹经营分工问题给四川省供销社的批复》，不仅批复的事由十分明确，而且标题里明确写出受文单位。这一点不同于其它公文标题。

　　2.引述来文的格式与要求。批复的开头都要引述来文，以使受文单位知道，这份批复是针对自己的哪一份请示而发来的。引述来文有时比较简略，可以只引述来文文号，也可引述来文中提出的问题要点，又可两者俱全。有时来文请示的问题比较复杂，难以一言蔽之，则引述来文就要详细一些，经过归纳、概括，简要复述来文主要内容。如果这样仍不能表达尽原请示之意，则可以只引文号，而将来文附于“批复”之后。总之，引述来文的原则是阐明原来文的主要内容，体现批复的针对性，鲜明性。

　　3.批复意见要具有针对性、明确性和单一性。引述来文之后，要表明态度，根据党和政府的政策、法令及实际情况，对请示的问题做出有针对性的答复，同意、不同意、或部份同意。有的还要对答复意见略加说明，申明理由或依据，以使下级机关更好地理解上级机关的意图。答复的意见要单一，请示什么答复什么，不要连带其它无关或关系不大的.事。答复的语言要明确、肯定、周严，力避冗长、累赘。

　　4.结尾。批复的结尾有的用简洁的文字提出希望或要求，有的仅简单表明态度，用“批复”、“特此批复”等语收柬全文。

　　批复语言要求言简意赅，结尾如提出希望要求，也要高度凝炼，体现很强的针对性。

　　在日常运用中，批复多用于对一些具体工作请示的答复。如《国务院关于北京市建设总体规划方案的批复》，《国务院关于××省设立××自治县的批复》、《××省人民政府关于×市在企业中试行浮动工资制度请示的批复》等。因此，答复要及时，不要推批，造成公文旅行。批复的措词要庄重、准确，不要用一些象征性的语言。即使不同意，甚至反对，也要措辞恰当，语势得体。

　　函

　　(一)函及其适用范围

　　《国家行政机关公文处理办法》规定：“相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用‘函’”。函，即信，是机关之间联系、商洽工作的公用信件。这种公用信件由于用途不同，又分为公函和便函两大类。用来商洽、询问、答复一般工作事项的，称为公函。公函属于国家规定的正式公文，用以处理某些事务性事项。我们所说的函系指公函。

　　函是运用广泛、使用灵活方便的文种。首先，函无论对上级、对下属，还是平行机关、不相隶属单位都适用，而其它文种则要考虑行文关系，区分上行文、平行文、下行文。其次，函不受公文规格的严格限制，行文比较灵活多样。但在实际运用中，由于对函的作用和写作缺乏足够的了解，在公文中较少用函，不少可以而且应该用函的却用报告代之。例如某建筑部门因盖高楼订购电梯，本来只要发一份函即可，却用了《关于申请订购高层综合办公楼电梯的报告》。又如某小学校门口有个公交车站，由于车辆拥挤，严重影响了小学生进出学校的安全。学校决定与公交公司交涉，写了一份《关于要求公交站台移位保障师生安全的报告》。而公交公司即向学校发出了《关于对要求站台移位保障师生安全的报告的批复》。两个不相隶属单位，如此行文，造成笑话。此外，有些本该用函的，却不恰当地用了通知、请示的事例也屡见不鲜。

　　那么，函的使用范围有哪些呢?

　　1.互相商洽工作，多用于平行机关或不相隶属机关之间。例如财政部给轻工业部的《关于国家储备上、中等烤烟所需资金和贷款利息问题的函》，针对1982年烤烟超收，由国家储备500万担上、中等烤烟所需资金和贷款利息问题，提出了几点意见。

　　2.询问情况或征询意见，上下级之间催办工作事宜。如某市纪委向所辖区纪委查询某一走私案件或问题，可以发函。区纪委接到这个函件，可用函回复对方，也可用报告回复。一般来说，比较简单的、一般性的问题用函回复;涉及内容比较重要，人物情节比较复杂的问题，以报告回复为好。

　　平级间的询问往往与联系或商洽工作交织在一起。

　　3.请示一般较小的工作事项。函具有与请示类似的“向有关主管部门请求批准”的作用(请示的规定是“向上级机关请求指示、批准”)。国务院没有对两者做严格的限定。一般来说函不具有指挥或指示作用，该用请示、报告的还应当用请示、报告。函所“请求批准”的问题，往往是具体工作中不甚主要不甚复杂的问题。例如某省人民政府向国务院请示县以上各级人民政府悬挂国徽的问题;某学院向上级主管部门申请加入某学会等，均用函件。

　　4.答复问题。处理询问函，一般用函回复。但对于上级机关的询问，多用“报告”答复。例如财政部《关于烟草专卖许可证收费问题的复函》即是对中国烟草总公司(1983)烟专字316号函的回复;国家烟草专卖局《关于四川省名晾(晒)烟有关问题的函》是针对四川省广安县物价局询问该县毛柳烟是否属专卖管理范围的函而发的。

　　5.对其它事务，如对原发文件有小的更正、补充等。

　　(二)函的性质特点

　　1.函的使用比较广泛、灵活。从行文方式、等级、内容上看，凡不宜于或不必要使用其它固定公文种类的事宜，都可以采用“函”的形式。例如，询问、答复某些工作事项，使用“批复”没有必要，使用“通知”也不恰当，就可以使用“函”。又如修改补充原发文件内容，在国家规定的其它正式公文里，找不出较为适宜的行文样式，只有用“函”比较恰当。函的灵活性使它的适用范围非常广泛。它可以起其它公文的作用，如询问答复问题就有类似于请示、批复、通知的作用;又可以起其它公文不能起的，处理一般工作事务的作用。

　　2.具有指导和商洽的特色。函虽然是法定的公文，与其它公文有共同的格式要求，但实际上其等级较低，不具有指示作用。即便上级对下级的函件也没有其它公文那样强的指令性和行政约束力。它较多地表现出指导性和商洽性。因此，重大事项、严肃的问题一般不使用函的方式行文。

　　(三)函的写作要求

　　1.函的写作格式基本和书信一样，作为公文，其文体格式与其它公文相同。要有标题、发文字号、主送机关等一系列格式要求。

　　2.函的内容必须单一、集中，不能象个人书信那样无所不谈。对于询问、商洽工作的函要有问有答，有的放矢。

　　3.函的正文没有固定格式。一般的函件以陈述为主，应直叙其事，表明意见。工作事宜、问题较复杂的，可以先写缘由，后叙过程，最后做结论。

　　4.函的语言应该简明扼要。叙事要简洁，表达意见要直接。无论询问、答复、商洽，不必寒喧、客套，尤其不要空发议论，篇幅要尽量短小。

　　5.语气要得体。发函都是有求于对方，询问、商洽工作，请求上级批准都要求对方协助、回答。因此，函的口气要恳切。即使上级机关给下级机关发函，也要用平等的商量的口气，使对方乐于帮助，乐于回答。