企业文档管理规范

　　1. Purpose 目的:

　　为规范管理，建立一个用于企业文件的形成、审核、批准、生效、修正、废除及销毁的程序，做到有章可循，按章办事。

　　2. Scope 范围: 企业所有的文件。

　　3. Responsibilities 职责:

　　3.1 各公司、各部门的负责人负责本公司本部门文件的建立和维护。

　　3.2 各公司各部门指定相应的负责人负责保管所有规程及文件正本，制备正式的工作复印件，并分发至相关部门。

　　3.3 各部门负责人应保证本部门使用的所有规程和其他文件是有效版本。

　　4. Procedure 程序:

　　4.1 本规程所指的文件包括企业各子公司、各部门所建立的管理和操作规程以及其应的各类表格：

　　4.2 文件的形成、审核和批准

　　4.2.1 各部门负责人应负责组织编写用于本部门的管理文件。

　　4.2.2 在编写过程中应与文件涉及的其它部门讨论，征求意见，使文件一旦实施后具有可行性。

　　4.2.3 编写文件时必须遵循下列规则：

　　4.2.3.1 必须对内容进行有效陈述。

　　a) 尽可能全面的描述文件题头范围的内容，将文件所涉及的内容给予适当的规定。

　　b) 任何文件的内容不仅要让使用者知道做什么工作，而且还要知道该谁来做。文件中必须使用职位之类的字样，如：信息部经理，总裁秘书等，而不是个人的名字。

　　c) 必须采用最合适的方法来制定文件以保证其内容易被理解和执行。当需要时可以利用表格或图解来更清楚地解释规程。必须按所描述的实际操作步骤的时间顺序来排列文件内容。与某个文件有关的表格或工作记录单必须作为该文件的一部分包括在该文件中。

　　d) 尽量避免在文件中使用“大体上”,“一般地”、“通常”之类的词语，除非该条件在同条款中有所说明。

　　e) 所写的内容必须与实际的工作相符。如果实际工作有所改变，相应的书面文件也应作修正。 f ) 在某个文件中如需引用其它文件，应在首次引用时标明所引用文件的编号和题头(如：-文件管理程序)，未显示版本号是指所使用的是引用文件的当前最新版本。

　　4.2.3.2 格式

　　规程文件应包含下述项目(文件的具体格式见附录Ⅰ)，各类别的规程均配有专用的字母代码。 ——文件号:

　　文件编号的完整表示是：文件类别的缩写文件流水号-文件的修订号，例如：HCOSO001-00其中H表示总部，CO表示总裁办，SO表示秘书室;001表示该文件的流水号;00表示为新制定文本。

　　如HCOSO001-01表示为HCOSO001-00文件的第一次修订。

　　——页数 表明文件的页数，

　　——文件名称

　　要能体现文件所需要规定的事 ——起草人(或修改人)

　　应由起草人或修改人签名并注明日期，表示起草人或修改人对该规程的内容负责。

　　起草人(修订人)应经相关专业知识的学习和培训，了解、掌握所起草文件涉及工作的要求，实践经验丰富，熟悉文件内容。

　　——审核人

　　应由文件使用部门的经理/主管或该文件的主要执行部门的经理/主管对该文件的内容及准确性进行核查后签名并注明日期。如文件涉及几个部门的工作，可进行多部门的审核，相应的部门经理/主管应在审核栏中签字确认。

　　当负责审核的部门经理/主管不在时，该文件可由其指定的经理助理审核并签字确认。 ——批准人

　　各子公司/部门的文件由相应的总经理批准，跨子公司/部门的文件，由总裁批准签名生效。 ——修订号 该规程的修订次数。

　　——替代文件号

　　修改前文件或被替代文件的文件编号。

　　——生效日期

　　由文件管理员与使用该规程的部门经理讨论后确定生效日期，并在已批准的文件上注明。 ——分发部门

　　必须标明该文件的分发范围。

　　——目的

　　建立该文件的目的 ——范围 该文件适用的范围

　　——职责

　　阐明由谁来负责执行该规程所规定的工作事项。

　　——程序 该文件具体内容。

　　——变更历史

　　注明变更实施的时间、变更的`内容、文件号的变更、修订号。

　　4.2.4 编写文件应符合

　　4.2.3项下的要求，形成的文件应由部门负责人审核。

　　4.2.5 如果审核人对文件内容有异议，应将该文件退还给起草人作必要的修改，审核人必须熟悉文件所规定的内容并有能力评判所拟文件的准确性。

　　4.2.6 经部门负责人检查后的文件应交文件管理员复查。复查的要点是：

　　——与现行管理和操作是否相符

　　——文件内容的可行性

　　——文字应简练、确切、易懂，不能有多种解释

　　——同已生效的其他文件没有相悖的含义

　　4.2.7 经文件管理员复查后的文件，如需改正，交回原编写人员所属部门的负责人进行修改，直至符合要求。

　　4.2.8各子公司、各部门指定文件管理员，文件管理员将复查合格的文件的电子版按标准格式打印出来交相关部门负责人、批准人预核查，并存档该电子版。

　　4.2.9 如相关部门负责人或批准人对文件持有异议，需通知起草人作必要的修改。

　　4.2.10修改程序按

　　4.2.1- 4.2.7进行。修改稿应附有未通过文件的草稿，以便相关部门负责人、

　　QM经理和批准人有针对性地重新审核。

　　4.2.11 文件管理员将修改好的文件打印在黄色正本页上。

　　4.2.12 文件管理员将文件正本送交起草人-审核人-批准人分别签字和注明日期。

　　4.2.13 黄页会签过程中，应无修改意见。如确有修改意见，应由文件管理员对黄页规程进行修改。文件管理员有责任追踪黄页正本被及时会签。(在两个星期内需会签完毕)。

　　4.2.14 会签完毕，文件管理员按照

　　4.2.3.2项下规定在黄页正本上注明文件的生效日期。

　　4.2.15文件管理员及时将有关信息进行登记。

　　4.3文件分发

　　4.3.1文件管理员按照文件适用部门复印文件，并在每页上加盖“工作复印件”作为白页工作件。

　　4.3.2文件管理员填写“文件的发放和收回记录”，将工作复印件分发至有关人员，文件接收人员在“文件的发放和收回记录”上签名确认已收到此文件。

　　4.3.3文件的接收人必须保证部门内其它相关的文件使用人已进行适当培训并能接触该文件。

　　4.3.4各子公司/部门应指定专人管理本公司/部门的工作复印件，建立并及时更新本部门有效文件清单，确保文件不会丢失，并在需要时迅速找到相关文件有效版本复印件。

　　4.3.5 文件的发放和收回记录应附在已批准文件的正本原件(黄页)后由文件管理员负责保存。

　　4.4 已批准文件的获取和收回

　　4.4.1 获取

　　4.4.1.1 如确有需要，子公司/部门负责人应告知文件主管需要更多工作复印件。

　　4.4.1.2 在得到领导的许可后，文件管理员取相应文件黄页正本复印，在每页上加盖“复印”章，交申请人。双方在原“文件的发放和收回记录”签名确认。

　　4.4.1.3 任何人不得擅自复印文件接收人所持有的白页规程文件或其他文件。

　　4.4.2收回

　　对于本部门不再需要的文件，部门负责人应与文件管理员协商(必要时需经公司主管领导同意)，将其持有的工作复印件退给文件管理员，记录在文件的发放和收回记录”中，质量管理部文件管理员应按照

　　4.5.3及时将收回的复印件销毁。

　　4.5 文件的修订、废除和销毁

　　4.5.1定义

　　文件的修订：文件的题目不变，不论内容改变多少均为修订。 文件的废除：文件的题目改变，内容无论变或不变，原文件即称废除。

　　4.5.2 需要对文件进行更改，应按下列程序进行：

　　4.5.2.1 有关部门需对原文件作修订或废除时应填写 “文件修改申请表”，说明更改或废除的理由，注明原文件待更改的内容以及更改后的内容，经部门负责人确认后批准。

　　4.5.2.2填写完毕的“文件修改申请表”由文件管理员单独归档保存。

　　4.5.2.3 新文件的起草、审核、批准和分发按照

　　4.2~4.3规定进行。

　　4.5.2.4 文件接收部门负责人在新文件生效之前对相关人员进行培训，并妥善保管该文件，在未生效前不得将其置于相关工作场所。

　　4.5.2.5新文件生效前一天，相关部门应将新文件置于工作现场，并立即收回旧版文件在三个工作日内送交文件管理员。

　　4.5.2.6原持有人和文件管理员在旧版文件的“文件的发放和收回记录”上签名确认。

　　4.5.2.7在被替代/废除的原文件黄页正本每页上加盖“已作废”章。

　　4.5.2.8文件管理员按照4.5.3的规定将收回的文件复印件销毁。 4.5.3文件的销毁

　　4.5.3.1 收回的白页工作复印件在回收后应及时销毁。文件管理员填写“文件的发放和收回记录”提出销毁申请，相应的主管批准后实施销毁。销毁过程必须有人监督并在记录上签字。

　　4.5.3.2将原“文件的发放和收回记录”附在原文件黄页正本后，由文件管理员归档保存5年。

　　4.6 各类文件的复查

　　4.6.1文件管理员及各部门负责人有责任复查持有的所有现行规程及其他文件，以保证其满足生产/质量管理需求。

　　4.6.2 文件管理员每两年定期分发文件定期核查记录(见附录Ⅵ)，相关部门负责人对相关文件的适用性、一致性进行核查，在5个工作日内完成该记录，并交给文件管理员归档保存。

　　4.6.3需要时，修订工作应按照

　　4.5进行。

　　5. 字体具体要求：

　　5.1字体大小：五号

　　5.2字体: 中文选择宋体，英文选择Arial。

　　5.3页面设置：上：2.2cm;下：2cm， 左：2.5cm，右：2cm ，行间距：16磅。

　　6.表格表示方法