如何写会议通知格式

如何写会议通知格式

　　你一定接到过这样的会议通知：

　　会议通知兹订于1月20日(星期三)下午2：00在201会议室召开销售会议，请准时参加。

　　****部门

　　这样的通知我们经常见。没有明确的主题、目标、成果预期、参与人，最糟糕的是连结束时间都没有。拿到这纸会议通知的人，恐怕真的会担心一个下午的时间都在会议室里耗过去了。

　　我们经常会忽略会议邀请这个环节，认为无非就是通知大家来开个会，没有必要写的那么细，但其实会议邀请起到的不仅仅是通知的作用。一旦会议邀请发出，说明整个会议已经进入到准备期了，会议的内容、相关事宜等都要通过这个会议邀请告知大家，这不仅仅表明组织者对这次会议的重视程度，从另一个侧面也说明了会议主导者对参会者的尊重。

　　会议通知的 7 个要件

　　在一个完整的会议邀请中，至少应该包括会议时间地点、参会者、会议目的、预期成果、会议议题、会议议程、提前准备的资讯7个要件：

　　1-会议时间地点

　　会议通知上，我们只能找到开始时间、看不到会议的结束时间。这就让被邀请者很郁闷，同时也会为后面的工作安排造成很大的麻烦。最佳的方法是，明确标注会议开始时间与结束时间，同时建议大家能够提前十分钟到达。

　　2-参会者

　　谁会来参加这个会议?这些人在会议中的分工是什么?如果可以的话，应该在会议邀请中明确标明。如 孙继伟-会议主持，李二明-负责会议记录，赵明洋―项目发言人等。

　　3-会议目的

　　在组织中经常召开的会议有两类：一类是问题解决类的会议，另一类是决策类会议。其它类型的会议，如信息收集类、研讨类、报告会等，也可以采取其它方式进行，不一定非要把参与者聚集在一起。

　　会议的目的不同，所采取的方式、流程、参与者、时间长度会有显著差别。问题解决类的会议，与会者首先要对问题是什么达成共识，才可能探讨相应的解决方案。同时，参会者还要具备解决问题的专业知识与技能，才有可能达成会议目标。为了使参与者从一开始就明晰会议的.重点，会议主题可以以问题的方式进行设置，比如：“如何在第三季度完成250万销售额?”

　　决策类的会议，在会议初始要对会议决策方式达成共识：是采取一票否决的方式、少数服从多数的方式还是交由领导来做决定。这样的好处在于，每一位参会者都知道自己的权利如何，可以最大限度的保障会议的成功进行。

　　4-预期成果

　　会议结束以后，期望的预期成果是什么?是确定当前问题的解决思路、还是就行动方案达成团队共识?还是建立一个流程的规范?

　　5-会议议题

　　为了使每一个会议过程更为聚焦，需要把大的会议主题拆分为多个议题，会议议题的作用在于引导参会者对会议主题层层深入，以更好的提升会议的效率。

　　会议议题根据会议目的不同，会有不同的设置。一般来讲，会把信息分享与收集的议题放在前面，需要讨论的议题放在中间，决策类的议题放在最后。在议题设置过程中，要围绕会议目的，找出具有较高关联度的议题，并且注意议题的先后顺序。6-会议议程很多时候，参会者进入到会议室才会看到会议议程。尤其是部门内部会议上，参会者往往对会议要讨论的议题数量、目标没有太多了解，所以容易造成跑题、焦点问题不集中的情况。所以会议议程是会议中很重要且不可或缺的内容。

　　会议的时间、议题都要有明确的时间节点，尤其是在过程中，各个环节由谁来发言?目标是什么?讨论采取哪种形式，如果能够在会议前就提供给参会者，大家也会有针对性的进行准备。7-提前准备的资讯参会者在会议前根据会议主题进行必要的资料收集，会对此次会议目标达成有很大帮助。

　　6-会议议程

　　很多时候，参会者进入到会议室才会看到会议议程。尤其是部门内部会议上，参会者往往对会议要讨论的议题数量、目标没有太多了解，所以容易造成跑题、焦点问题不集中的情况。所以会议议程是会议中很重要且不可或缺的内容。

　　会议的时间、议题都要有明确的时间节点，尤其是在过程中，各个环节由谁来发言?目标是什么?讨论采取哪种形式，如果能够在会议前就提供给参会者，大家也会有针对性的进行准备。

　　7-提前准备的资讯

　　参会者在会议前根据会议主题进行必要的资料收集，会对此次会议目标达成有很大帮助。

　　会议通知案例分享　

　五月份销售总结工作会

　　2014年5月31日14:00-16：00(建议大家提前10分钟到达)

　　总部 201 会议室

会议目的

　　检讨5月份销售达成情况，找出当前存在的问题，并制订出解决方案;

　　预期成果

　　找到影响5月份销售额达成的三个重要问题;

　　寻求合理解决方案，制订行动计划;

　　会议议程

　　14：00 会议开始 (5分钟)

　　14：05 5月份销售总结(5分钟)

　　各片区通报情况(20分钟)

　　14：30 影响销售达成的三个问题(20分钟)

　　意见汇总(10分钟)

　　确定重要性最高三个问题解决方案(25分钟)

　　15：25 制订行动计划(20分钟)

　　15：45 确定会议成果

　　15：55 陈总总结发言

　　16：00 会议结束

　　参会人员

　　陈继伟-会议主持

　　韩小冰-会议记录

　　陈总-总结发言

　　苏宏经理-主题发言

　　各片区经理-每人3分钟发言

　　产品经理-参与小组讨论

　　会前准备资料

　　1.各片区销售数据;

　　2.新产品资料;

　　3.去年同期销售数据;

　　4.您认为当前最需要解决的问题。

　　好的会议是策划出来的，认真准备每一个细节，会保障我们的会议圆满成功。