关于会议纪要的含义及特点
一、会议纪要的含义
会议纪要是记载会议主要精神和议定事项,要求与会单位共同遵守、执行的一种公文。
党的机关公文和行政机关公文,都把会议纪要作为法定文种。
《中国共产党机关公文处理条例》规定,会议纪要:
用于记载会议主要精神和议定事项。
《国家行政机关公文处理办法》规定,会议纪要:
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、会议纪要的特点
1.内容的纪实性
会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文,它是对会议基本情况的纪实。
会议纪要的撰写者,不能更动会议议定的事项,更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。除此之外,撰写者也不能对会议内容进行评论。总之,会议纪要必须忠实反映会议的基本情况,传达会议议定的事项和形成的决议。
2.表达的概括性
会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来,它要有所综合、有所概括、 有所选择、有所强调。会议纪要重点说明会议的主要参加者、基本议程、与会者有哪些主要观点、最后达成了什么共识、形成了什决定或决议,切忌记流水帐。
3、作用的指导性
因为会议纪要的纪实性特点,决定了其有凭证、备查作用。同时,多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神,要求与会单位和相关部门以此为依据开展工作,落实会议的议定事项。
4、称谓的特殊性
会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
三、会议纪要的分类
会议纪要的种类较多,按照会议的类型,可分为:办公会议纪要、工作会议纪要、座谈会议纪要、经验交流会议纪要、学术会议纪要等;
按照会议议定的内容,可分为:综合性会议纪要、专题性会议纪要等;
按照会议的任务与要求,可分为:决议性会议纪要、通报性会议纪要、协议性会议纪要、研讨性会议纪要等。
实际上,每一份会议纪要都可以从不同的角度进行不同的分类。现将几种常见的会议纪要分述如下:
(一)办公会议纪要
办公会议也称为例会,多数是机关单位的领导班子成员在每周(或半月、一月等)的固定日期开会,研究机关、单位的工作安排、工作进度等事项。记载这种会议的讨论情况和议定事项的纪要称为办公会议纪要。它是在会议结束后由会议秘书整理成文,经会议主持人签发后生效的文件。它是反映机关集体领导活动、主要决策和对日常工作处理情况的一种内部文件。
(二)工作会议纪要
又称决议性会议纪要、指示性会议纪要。它是以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要。为解决或协调工作中某些实际问题,召集有关单位和部门召开的专门性工作会议,会后把会议讨论、议定的事项整理成文,要求与会单位共同遵守、执行,就成为工作会议的会议纪要。这种会议纪要的特点是指导性强,会议上确定的工作重点,对工作的步骤、方法和措施的安排,都要求与会单位共同遵守或执行。这种会议纪要的内容有些类似于指示和安排工作的通知,只是发出的指导性意见不是由领导机关作出的,而是由会议讨论议定的。这样的会议纪要,除大家共同遵守的内容外,还常常会有一些工作分工,每个与会单位除完成共同任务之外,还要完成会议确定自己承担的`那些工作。
(三)交流会议纪要
以思想沟通或情况交流为主要内容的会议纪要,属于交流性会议纪要。它的主要特点是:以 统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为目的,而不布置具体工作,有明显的思想引导性。一些理论务虚会、经验交流会形成的会议纪要,大多属于这种类型。这样的会议纪要,往往多处采用“会议认为”的说法来表达会议在原则问题上达成的共识。或者将会议上介绍的先进经验以及与会单位的评价、态度作为主要内容。
(四)研讨会议纪要
这种会议纪要的鲜明特点是并不以共识和议定事项为主要内容,而是以介绍各种不同的观点和争鸣情况为主。研讨会和学术讨论会的纪要多是这种类型。会议开完了,各家的观点也发表过了,但是并没有形成统一意见,当然更谈不上确定什么议定事项,在这种情况下,仍然有必要发会议纪要,以便让更多的人了解会议的情况,了解不同的观点及其争鸣过程。这对 启发和活跃思想,对百花齐放、百家争鸣的学术空气的形成是有促进作用的。
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