怎么写会议筹备方案

张东东老师

  一、认真领会会议筹备方案的基本特点

  1.预演性。会议筹备方案是会议过程的预演,为了确保会议顺利举行,需要会议工作人员通过设想和策划,将会议计划全过程可能发生的事项预先安排出来,形成相对严谨周密、可资指导实施的文字方案,以便统筹布置会议各项事宜。

  2.周全性。会务工作是一项复杂的系统工作,一个会议特别是大中型会议往往涉及的点多面广,筹备组织工作稍有疏忽就会出现不可控因素而发生难于弥补的错误,造成不良影响,因此,在制定会议筹备方案时,要充分考虑方方面面的内容,只有细节考虑具体、安排到位,在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容。可以说,拟定一份考虑周全、细致缜密的会议筹备方案,是做好一切会务工作的前提和基础。

  3.可操作性。制定会议筹备方案其目的是通过明确会议所需的人、财、物以及时间、地点等要素,细化具体事项及责任人、完成时间等,用以指导做好会议筹备工作,方案应当是具体详实的、操作性强的,否则就失去了方案的作用和意义。

  二、全面掌握会议筹备方案的格式要素

  会议筹备方案一般由标题、正文、尾部组成。

  1.标题

  标题一般由会议主办单位名称、事由和文种构成,如例文标题《××集团公司2015年工作会议筹备方案》,再如《××学院三届一次职工代表大会筹备方案》;也有的`标题省去单位名称,由事由和文种构成,如《××会议筹备方案》。

  2.正文

  正文部分是方案的核心。一般因会议性质、规模等的不同,会议筹备方案的内容也有所区别和侧重,但主体要素不能缺少。至少要包括但不限于写明会议目的、任务、主题、时间、地点、参会人员范围、日程、议程、会议设备、文件资料、会务分工、会议经费等,一般分条列项写出。如例文中,方案对会议主题、时间、地点、规模、主持人、日程、会场布置、会议材料准备、餐饮住宿及接送站安排、会议通知、会务工作分工及进度、会议经费预算等作了详细计划,对单位领导、会议筹备人员和参会人员都具有较强的指导作用。有的大型会议还可以建立专门的会议筹备领导机构及工作机构,制定会议安全保卫工作及应急处置措施、媒体接待计划和宣传报道方案等。

  3.尾部

  落款处一般署上拟定会议筹备方案的单位名称和签署日期,必要时应加盖单位公章。

  三、充分考虑会议筹备方案的注意事项

  有些人往往对会议筹备方案不置可否,认为是可有可无、无关紧要的文件。事实上,编制会议筹备方案是一项系统性很强的工作,需要注意的事项很多。一份考虑细致全面的会议筹备方案,是整个会议的纲领性文件,其作用是不容小觑的,往往能确保会议的周密组织,确保会议服务质量和沟通协调到位,确保领导意图得以贯彻执行,从某种程度上决定了会议的成效和质量。实际工作当中,有些会议还需向上级机关请示核准,会议筹备方案可作为上级审核批准的重要依据;有些会议需向联办或与会单位通报筹备情况,以便做好必要的准备,此时会议筹备方案又可起到周知信息的作用。从这个角度来看,就不难理解编制会议筹备方案的重要性了。

  因此,秘书人员在制定会议筹备方案前,要明确领导意图,弄清筹备方案的目的、意义和要求,以便有的放矢地拟定方案。方案制定过程中,要反复多次与领导及有关方面商定和征求意见;对经费的把关要精打细算,不可太松也不可太紧,既不能过于铺张浪费,也不能影响会议效果。方案拟定后,要报经领导审核和批准,并及时召开会务工作会议,明确分工和时间节点,必要时可以进行会议模拟演练,以便发现问题,查漏补缺,进一步优化筹备方案。

  特别是临近会议召开前,要组织对会议筹备工作情况进行现场检查验收,预先制定现场检查路线,确定现场检查重点,制作检查表单,以便现场检查时逐一查验核对,对未达到检查要求的项目及时提出整改和修订意见等。检查验收的主要内容包括:会议准备是否充分,会议环境条件是否具备,会议文件材料、用品准备、会议设备调试、会场布置等是否到位,以及会议应急预案、会议安全保卫工作是否就绪,会议期间能否排除各种干扰等。

  总之,对会议筹备情况进行检查的过程,同时也是对会议筹备方案的齐备性、严谨性等再认识、再完善的过程,对会议筹备工作者改善工作方法、提高方案质量具有重要的实践意义。

  会议筹备方案范例

  根据年度工作计划安排和局领导指示,X市人社局拟定于10月下旬开始,采取会议培训的形式,对全市用工单位负责人进行相关法律法规培训。为了保证培训会议前期筹备工作的顺利实施,特制订筹备方案如下:

  一、组织机构及职责

  成立“培训会议筹备工作领导小组”,全面负责本次会议的筹备工作:

  组长:XXX

  副组长:XXX

  成员:XXX XXX XXX

  领导组下设5个工作组

  (一)文字组

  组长:XX

  成员:XX XXX XXX

  主要职责:

  1.负责起草筹备工作和培训会议实施方案

  2.负责手气、准备会议相关法律、法规、文件、资料。

  3.负责准备会议材(资)料,统一装袋分发。

  4.负责会议之后所有材料的归档。

  5.完成领导小组安排的其他工作。

  (二)联络组

  组长:XX

  成员:XX XXX XXX

  主要职责:

  1.负责会议地点的选定、踩点和对会场的督导、完善、联络工作。

  2.负责授课老师的联系和安排工作。

  3.负责与其他相关部门的联系、协调工作。

  4.负责会议期间的秩序维护、治安保卫工作。

  (三)会务组

  组长:XX

  成员:XX XXX XXX

  主要职责

  1.负责购置会议相关办公用品。

  2.负责参会人员的报道、接待工作。

  3.负责会议的宣传报道。

  4.负责落实会议用车。

  5.完成领导小组安排的其他工作。

  二、实施步骤

  培训会议分两个阶段进行:

  (一)前期准备(9月20日-10月13日)

  1.9月20日-9月23日,成立筹备工作领导小组,制定筹备工作方案,研究安排工作。

  2.9月24日-10月12日,各工作小组按照具体分工,明确职责,抓好落实。

  3.10月13日,完成前期准备工作,筹备工作领导小组验收。

  (二)召开会议(时间待定)

  三、工作要求

  此次培训会议意义重大,各工作小组和全体干部一定要站在讲政治、顾全局的高度,充分认识召开这次培训会议对推进依法行政,落实年度工作总要求和高标准完成年度工作目标任务的重要性。本次培训会议要求严、时间紧、任务重,局党委十分重视,各工作小组和全体干部一定要按照统一部署,明确各自的工作职责和任务分工,周密部署、精心组织、紧密配合、全力以赴,认真抓好落实工作,确保培训会议顺利召开。