书信历史悠久,其格式也几经变化。书信格式主要包括五个部分:称呼、正文、结尾、署名和日期。
称呼
也称“起首语”,是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起,后加“:”,冒号后不再写字。称呼和署名要对应,明确自己和收信人的关系。(具体可参见第四编《应酬称谓》)称呼可用姓名、称谓,还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则:
(1)给长辈的信。若是近亲,就只写称谓,不写名字,如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等;亲戚关系的,就写关系的称谓,如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈,可在称谓前加名或姓,如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
(2)给平辈的信。夫妻或恋爱关系,可直接用对方名字,爱称加修饰语或直接用修饰语,如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等;同学、同乡、同事、朋友的信,可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”,如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
(3)给晚辈的信。一般直接写名字,如“乐毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上辈分称谓,如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼,如“孙女”、“儿子”等。
(4)给师长的信,通常只写其姓或其名,再加“老师”二字,如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长,也可单称“老师”、 “师傅”。假如连名带姓,在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”,就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长,往往在姓后加一“老”字,以示尊重,如“戴老”、“周老”,亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见,也有以职务相称的,如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
(5)给一个单位或几个人的信,又不指定姓名的,可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信,可直接写机关团体名称。如 “XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信,可直接用姓名,加上“同志”、“先生”或职务作称呼,亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。
如果信是同时写给两个人的,两个称呼应上下并排在一起,也可一前一后,尊长者在前。
上述五种场合,有时还可按特殊对象,视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词,以表示敬重或亲密之情。当然,这要用得适宜,如对好友称“尊敬的”,反而显得见外,对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”,那就有失检点了。
正文
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同,也常有所变化,如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。
问候语之后,常有几句启始语。如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信,甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文,即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分,动笔之前,就应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一件事一段落,不要混为一谈。
结尾
正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词,不要乱用。(可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。)
结尾的习惯写法有两种:
(1)在正文写完之后,转一行空两格写“此致”,再换一行写“敬礼”。
(2)不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词。
署名日期
在书信最后一行,署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友,可加上自己的称呼,如儿、弟、兄、侄等,后边写名字,不必写姓。如果是写给组织的信,一定要把姓与名全部写上。而在署名之后,有时还视情加上“恭呈”、“谨上”、“敬上”等,以示尊敬。上述自称,都要和信首的称谓相互吻合。
日期一项,用以注明写完信的时间,写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点,尤其是在旅途中写的信,更应如此。
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信封的格式
信封是已经印刷好的装信件的东西。它一般有四行横线,左上角与右下角有邮政编码的填写方格。但是也有一些信封为某种特殊的需要,会印上放多图案,或者没有这些横线,但是书写的格式也是要按照传统信封的格式。
左上角的方格中,填入对方的邮政编码,即你要给谁寄信,就填写他们当地的邮政编码,如果没填写或者填写错了,只要地址正确,通常也可以寄到。但是这会增加工作人员的工作量,而且还会有寄不到的风险。
在第一行及第二行中(从上至下),即第一道和第二道横线上面,我们要填入收信人的地址。比如你要邮寄给你的朋友或者家人,你的朋友家人现在住在什么地方,就填写什么地方,通常需要事先与当事人沟通,了解清楚他的具体地址。
在第三道横线上面写上收件人的姓名。比如我们要寄给XX,就写上XX(收),要注意收一定要打上一个括号 ,以免被人误认为是人的名字。如果不打括号 ,可能会出现误会。比如要寄给张三,后面的`收没有括号,可能会被人认为是寄给张三收这个名字。
最后一道横线,要填入寄信人的地址以及寄信人的名字,即你的地址和名字,以免信邮寄不到的时候可以再返回交给本人。在名字的最后通常要写上“寄”或者“邮”这个字,表示这封信件是你寄出去的。这个地址也可以不写,但是你要预料到信件丢失的情况,如果信件并不重要,是可以不写的。
右下角的方格,填入你所在地的邮政编码,这个信息也是可以不写的。相对于收信人的地址与邮编,这个是次重要的信息。
书信的范文
亲爱的母亲:
您好!
先请允许我引用一句名言:“人能够登上荣誉的高峰,却不能长久地居住在那里。”我明白您对我的殷切期望,希望我永远都是最优秀的孩子,您的望子成龙我能理解,世界上有哪个母亲不想自己的孩子好?但今天我想跟您说,请原谅我不能一直优秀,请原谅我不能一直都做得最好。
我记得小时候,您一直拿我跟别人比,我记得我的表弟,有时候他来我家吃饭,您就会说:“看谁吃的最快。”每次看我快速的吃完,您都会满意地点点。我记得我去学钢琴,你会坐着听我弹,听我练,直到每一个音符都弹得流畅,您才会微笑地放我离开,我去考级,虽说也并不真的痛恨钢琴,但我对考级的厌恶有一半都来自您过高的期望。有时候我也会羡慕其他孩子,当班上一个成绩一般的同学拿到成绩单后就能开心地回家,因为他有了一点进步。而我心理却是忐忑的,我因为您要求每次考试都要95分以上,所以我才惧怕,即使我的成绩在班上很好。
母亲,我希望您也能理解体谅我,压力有时是动力,但更多时候,压力就像一个鸡蛋,从里面打破的是生命,从外面打破的就只有灭亡。我希望您能尊重我内心的最真实的意愿,而不是一味强加压力给我,我的成长并不是您个人的意志就能决定的,就好像思想家卢梭曾说:“大自然希望儿童在成人以前,就应像儿童的样子。”
有时候我也会想到新闻里报道的“虎妈”、“狼爸”,他们希望自己的孩子从小就赢在起跑线上,在这个到处是竞争的年代希望能“与众不同”,但我觉得他们的孩子并不真的快乐。同为少年成名的作家蒋方舟,小小年纪便已出书,但她并不是父母逼的,而是她真的热爱写作,到如今已是受广大读者喜爱的青年作家之一。母亲,我知道您一直很爱我,您外表严厉只是想让我成为更优秀的自己,也许您可以选择用另外一种方式引导我,鼓励我,我更愿意看到一个温柔的母亲。
今天,坐在高考考场上,人生往后漫漫长路也许就在我的笔尖下书写与改变,只是想借此机会,想跟您说一句:这一次,让我做一回真正的自己,无论结果如何,我都无怨无悔。
谢谢您,我的母亲。
您的儿子***
XXXX年X月X日
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