浅谈秘书信息工作

浅谈秘书信息工作

　　摘要:信息社会中，秘书的信息工作显得尤为重要，论文指出了秘书信息工作中存在的一些问题，只有提高秘书的信息素养，发挥个人主观能动性，注重创新精神，才能够胜任秘书的信息工作。

　　关键词：秘书；信息工作；信息素养；创新

　　二十一世纪的秘书工作将是一个知识和信息高度密集的领域，秘书工作的信息化程度也越来越高。秘书信息工作包括收集，鉴别、储存、处理、输出、反馈等各个环节。作为一个秘书工作者，必须做到在信息工作领域内运筹帷幄，为决策者提供有效服务。

　　一秘书信息工作的重要性

　　秘书部门的信息工作，主要是指根据上级与主管部门的要求了解情况，掌握动态，发现问题，然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资料给领导参考。

　　（一）辅助领导科学决策，必须依靠信息

　　信息是领导进行决策的依据和必要条件，没有信息，就没有科学决策。进行预测和确定目标，必须将过去和现在的各种信息进行收集、加工、传递和利用；拟定各种可供选择的决策方案，必须对收集到的各种信息进行归纳、推理、评价，也就是具体地利用信息；决策方案的选择、实施、修正等等，其客观依据依然是大量的信息。

　　（二）起草文件必须依靠信息

　　秘书人员撰拟公文，是在掌握各种信息的基础上，根据领导意图，经过分析、综合，形成更系统、更准确的新的书面信息。秘书撰拟公文，就是运用信息为机关服务。

　　（三）信访咨询工作需要依靠信息

　　秘书在接待群众来访、处理群众来信时，必须运用所掌握的政策精神、规章制度、领导意图、实际情况等信息，经过分析、判断，去回答来访，回复来信，或者转有关部门处理。

　　（四）做好日常管理工作必须依靠信息

　　秘书要办好机关各项公务，不仅靠领导意图、个人学识，还必须依靠各种信息作依据、作借鉴。信息多了，综合判断、处理事务的能力就强。秘书人员必须会运用各种信息，把相关部门联系、协调起来，明确分工，消除矛盾，同步协作去完成共同的任务。

　　二秘书信息工作中存在的问题

　　秘书部门有着比其他部门更多的信息优势，信息本身所具有的特点和秘书部门所具有的信息优势，为秘书提供了资本和社会对这种资本的需求。

　　（一）开设新的信息通道，改变信息的流向

　　秘书工作者收集、处理信息，有着非常明确的目的性，也就是围绕领导决策制定和贯彻执行服务。秘书信息的传递对象和范围是具体的。然而社会对信息的需求的范围很广，社会上的信息需求者要想获得信息，就有可能通过“寻租”的方式来获取信息，有些秘书为谋取一己之私，不惜以身试法，开设新的信息通道，改变信息的流向，泄露信息。

　　（二）改变信息传递的时间

　　信息具有时效性，信息快速地从信息的来源传递到信息的归宿地，这需要一个快速的过程。信息传递的工具和方式是影响信息传递时间的重要因素，而秘书操纵着信息传递工具和方式的选择，可以随间延长或缩短信息从信源到信宿的时间。

　　（三）设置信息传递的障碍

　　首先是挡驾和截留。为给领导创造一个好的工作环境，使领导能够摆脱各种事务干扰，集中时间和精力思考和决定重大问题，秘书常常要对领导的来访、电话和事务等进行挡驾和截留，但秘书也可以根据自己的需要利用它来堵塞信息通道，不让对自己或自己有关的人不利的信息进入领导的视线。

　　其次是增加信息传递的环节。各个环节对同一信息进行不同角度的信息过滤、加工，使信息内容与本来面目发生变化，甚至面目全非。

　　再次是制造信息通道阻塞。选择不当的信息传递通道，使过窄的信息通道不能快速传递超负荷的信息流量，使信息传递减速，从而使信息不能适时地到达信宿。

　　四、做好秘书信息工作具体措施

　　（一）从信息角度治理秘书

　　秘书一方面利用职务之便，培育着自己的信息优势，另一方面又不断地制造机会，使自己的信息优势转化为个人财富，满足自己的私欲。而查处秘书也必须以信息为依据，具体说，应从三个方面进行反腐对策的思考：一是加快信息公开的步法，实施阳光行政，杜绝暗箱操作；二是加快信息工作程序化、标准化等制度建设，减少秘书信息工作的主观化；三是开通信息工作本身的信息反馈的渠道，加强监督检查，加大查处的机率和惩罚的力度。

　　（二）提高秘书信息素养

　　信息素养的培养教育已受到世界各国的高度重视，提高秘书人员的信息素养，关键也在于培养教育。

　　1.制定明确的培养目标

　　培养目标既是培养现代秘书信息素养的出发点，也是秘书人才信息素养的评价标准。它不仅能规范培训的内容和方法，而且能引导培训对象按照标准自觉地去努力和追求。有的秘书部门要求秘书必须“换笔”，学会用计算机进行文字处理等，这些要求对提高信息素养产生了极大推动作用。

　　2.创建良好的培养环境

　　领导者应充分认识信息工作和提高秘书人员信息素养的重大意义，带头学习信息知识，掌握必需的信息技能。倡导和支持秘书人员学习计算机技术，营造浓厚的提高信息素养氛围。

　　信息素养培养离不开一定的'软硬件基本建设。各级领导应统筹规划，为秘书人员信息素养培养提供必需的物资、器材和场地，逐步改善秘书部门办公自动化水平。

　　良好的制度环境是秘书人员信息素养培训的有效保证。从当前我国秘书队伍培训实践来看，除了继续搞好在职培训、坚持自学制度外，还应建立和健网络使用和管理制度和是信息设备更新制度。

　　3.突出信息技能的教育和训练

　　从现实情况看，信息技能是制约秘书人员信息素养提高的一个关节点。信息技能其发展变化快、知识含量和技术含量比较高，学习掌握起来颇有难度，成为部分秘书人员“头疼”的问题。因此，在提高秘书人员的信息素养过程中，应突出信息技术的教育和培训。

　　4.发挥院校信息教育的职能和作用

　　院校有充分的信息教育资源，一是院校的图书情报系统比较完整齐全；二是院校的信息网络比较发达。因此，依托院校开展教育培训，能够使秘书人员在较短时间内比较系统地掌握常用的信息知识和基本技能。

　　（三）做好信息工作要注重创新精神

　　1.在思想认识上创新

　　首先，要把江*提出的“三个代表”的重要思想贯穿于信息工作的全过程，不仅在指导思想上要体现“三个代表”的要求，而且在信息工作思路，信息内容取向，信息网络布局，信息活动方式等方面都要体现“三个代表”的要求；其次，必须强化主体意识。各级领导都要切实加强对秘书信息工作的领导。要进一步健全和落实紧急信息报告责任制。第三、必须强化服务意识。秘书人员应该不断充实信息内容，提高信息实效，使信息工作符合新时期的要求。

　　2.在信息内容取向上创新

　　首先，要多渠道关注热点信息。各级秘书部门不仅要及时报送本职工作情况的信息，报送有关经济和社会事业发展的信息，而且要注意报送事关群众、事关全局的苗头性、倾向性信息；其次，要剖析难点。要注意扣紧群众反映强烈、党委关注的各种矛盾和问题。不仅要善于发现问题和反映问题，而且要深入剖析原因，尤其是对决策实施中遇到的“肠梗阻”、不落实问题，要广泛听取各方面意见，从政策、体制、干部作风等方面查找原因，有针对性地提出对策建议。

　　在秘书的日常工作中，撰写文稿，辅助决策，会议准备工作以及文书的处理等都与信息密切关联。对信息的深刻理解，综合处理以及合理利用就是秘书活动的基本职能，只有在信息领域不断推陈出新，及时有效的掌握信息，才能在秘书工作中如鱼得水，游刃有余。

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